TERMES ET CONDITIONS

La présente entente (ci-après l’« Entente ») est formée entre le Client (tel que défini à l’article 1 de l’Entente) et NEXAFE SOLUTIONS CORP., faisant affaire sous le nom NeXafe, ayant sa place d’affaires au 160, rue de l’Ontario, Sherbrooke, province de Québec, Canada, J1J 3P9, dont le numéro de téléphone est 1 (888) 295-2808, (ci-après « NeXafe » ou « nous »).

1. Définitions

Pour l’application de l’Entente, les termes définis au présent article peuvent être utilisés dans toutes leurs formes grammaticales; les noms, les adjectifs suivant leur genre et leur nombre, les verbes, suivant les modes et les temps, sans perdre le sens qui leur est attribué.

1.1 « Administrateur de compte »

Membre d’une Organisation à qui celle-ci octroie le droit d’administrer le compte. Ce droit qui inclut les prérogatives suivantes :

  • la modification des informations du Compte utilisateur;
  • l’ajout d’Utilisateurs autorisés, de leurs Profils utilisateur;
  • la modification des informations sur le paiement;
  • l’accomplissement de toute opération liée à la relation d’affaires de l’Organisation avec NeXafe.
    Une Organisation peut avoir un ou plusieurs Administrateurs de compte.

Une Organisation peut avoir un ou plusieurs Administrateurs de compte.

1.2 « Partenaire »

Une entité dont un accès limité à la plateforme a été attribué et est contrôlé par un ou des Clients.

1.3 « Compte utilisateur »

Droit d’accès aux Produits de NeXafe associé à un identifiant et à un mot de passe qui est accordé par NeXafe à un Client ou à des Utilisateurs autorisés. Un Compte utilisateur peut être associé à des comptes Google ou Facebook; ou bien associé à une adresse de courriel fournie par le Client ou par l’Utilisateur autorisé.

1.4 « Client »

Une Organisation désignée au formulaire d’inscription ayant reçu un courriel de confirmation de la commande de Produits de NeXafe. Afin d’alléger le texte, un Client peut être désigné ci-après par le pronom « Vous ».

1.5 « Données »

Données informatiques, documents, images de contenu ou d’autres matériaux de tout type que le Client communique (y incluant par ses Utilisateurs autorisés) par l’intermédiaire de la Plateforme.

1.6 « Membre d'un Client », « Membre d'une Organisation » ou « Membre d'un Partenaire »

Désigne toute personne physique ayant un lien de membrariat avec, selon le cas, une Organisation, un Client, ou un Partenaire, que cette personne ait le statut d’employé, de bénévole, de dirigeant, de mandataire, de consultant, d’agent, ou d’autres tiers qui agissent pour le bénéfice ou au nom du Client, de l’Organisation ou du Partenaire. Un Utilisateur autorisé peut être membre de plusieurs Clients, Organisations ou Partenaires. Il est aussi référé à un tel Membre en utilisant la forme possessive, au singulier ou au pluriel, avec les pronoms « ses » et « leurs ».

1.7 « Organisation »

Une personne qui exploite une entreprise, une société en commandite, une société à responsabilité limitée, une société de personnes, un syndicat, une organisation patronale, une entreprise à propriétaire unique, une société ou une compagnie (avec ou sans capital-actions), une personne morale, une coopérative, une fiducie, une association non constituée en société, une coentreprise, une organisation sans but lucratif ou une organisation à but non lucratif, une autorité gouvernementale ou toute autre entité, quel que soit sa forme juridique, son statut d’incorporation ou les juridictions dans lesquelles elle opère, exerçant une activité organisée quelle qu’en soit la nature, et qui utilisent les Produits de NeXafe. Est par ailleurs assimilé à une Organisation, tout Utilisateur autorisé qui gère la conformité d’autres Utilisateurs autorisés.

1.8 « Personnes concernées »

Personnes physiques concernées par un ou plusieurs Renseignements personnels.

1.9 « Plateforme »

Les Produits de NeXafe ainsi que le site web www.nexafe.com.

1.10 « Produits NeXafe »

Désigne :

  • les solutions NeXafe, des logiciels offerts sous forme de service à distance (software as a service) pour la gestion de la conformité et la communication entre les Utilisateurs autorisés, incluant la capture des données, l’approbation des documents, le suivi de la conformité, les services de notifications instantanées et différées, ainsi que le partage des passeports sur le terrain et chez la clientèle.
  • les solutions NeXafe offertes, en tout ou en partie, sous forme d’applications mobiles pour des téléphones intelligents ou des tablettes;
  • toute autre solution prévoyant de nouvelles fonctionnalités et pouvant s’ajouter sous forme de module aux solutions énumérées ci-avant;
  • le support aux Utilisateurs autorisés et la maintenance connexe fournis par NeXafe.

1.11 « Produits NeXafe sans frais »

Produits de NeXafe en version non définitive (« Produits de NeXafe bêta ») ainsi que des comptes gratuits et des périodes d’essai et qui sont offerts selon les modalités prévues à l’article 8.

1.12 « Profil Utilisateur »

Ensemble des Renseignements personnels concernant un Utilisateur autorisé retranscrit de manière intelligible, structurée et qui est accessible et modifiable via la Plateforme.

1.13 « RGPD »

UE, Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données), [2016] JO, L 119.

1.14 « Renseignement personnel »

Tout renseignement sur une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Pour l’application de l’Entente, un Renseignement personnel est considéré comme équivalent à une « donnée à caractère personnel » au sens du RGPD.

1.15 « Responsable du traitement »

L’Organisation qui, seule ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens principaux d’un Traitement. Responsable du traitement correspond, selon le cas, à :

  • « Toute personne qui exploite une entreprise et qui, en raison d’un intérêt légitime et sérieux, recueille des renseignements personnels sur autrui » au sens où l’entendent l’article 4 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ, c. P -39.1, telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, LQ, 2021, c. 25 (ci-après : « LPRSP modifiée ») et l’article 1525 du Code civil du Québec, RLRQ, c. CCQ-1991 (ci-après : « Code civil du Québec »).
  • Un « client », dans le cadre d’un contrat de service au sens où l’entend l’article 2098 du Code civil du Québec.
  • Un « mandant », dans le cadre d’un mandat au sens où l’entend l’article 2130 du Code civil du Québec.

1.16 « Responsable conjoint du traitement »

L’Organisation qui détermine conjointement avec une autre Organisation les finalités et les moyens du Traitement.

1.17 « Sous-traitant »

L’Organisation qui effectue un Traitement de Renseignements personnels pour le compte du Responsable du traitement bien qu’il puisse déterminer les moyens secondaires du Traitement. Sous-traitant correspond, selon le cas, à :

  • Un « prestataire de service », dans le cadre d’un cadre d’un contrat de service au sens où l’entend l’article 2098 du Code civil du Québec.
  • Un « mandataire », dans le cadre d’un contrat de mandat au sens où l’entend l’article 2130 du Code civil du Québec.

1.18 « Traitement »

Toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des Renseignements personnels ou des ensembles de Renseignements personnels, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

1.19 « Utilisateur autorisé »

Membre d’un Client, d’une Organisation ou d’un Partenaire qu’un Administrateur de compte autorise à utiliser les Produits de NeXafe après que le Client ait acquitté les frais afférents. Un Utilisateur autorisé peut être membre, selon le cas, de plusieurs Clients, Organisations ou Partenaires.

2. Consentement

L’Entente ne lie NeXafe qu’aux Clients, qui ne peuvent être que des Organisations (au sens des paragraphes 1.7. et 1.4.). À DES FINS DE CLARTÉ, LA PRÉSENTE ENTENTE N’EST PAS DESTINÉE À DES CONSOMMATEURS.

Cette Entente régit toute utilisation gratuite ou payante par les Clients des Produits de NeXafe (incluant le support, le soutien, les achats d’abonnements, ainsi que les achats futurs référant à la présente Entente). À moins d’indication contraire, les dispositions de la présente Entente s’appliquent à tous les Produits de NeXafe.

La présente Entente incorpore, par renvoi, la Modalités d’utilisation acceptable et la Politique de confidentialité. En cas d’incompatibilité entre ces politiques et le texte des présentes, ce dernier doit primer.

NeXafe agit à titre de Sous-traitant. Les Clients qui utilisent les Produits de NeXafe et qui sont soumis au RGPD peuvent demander à signer une Annexe sur le Traitement des Renseignements personnels. De telles demandes seront traitées au cas par cas, à la discrétion de NeXafe.

Dans certains cas, NeXafe et une Organisation peuvent établir un partenariat pour le Traitement conjoint de Renseignements personnels qui devra faire l’objet d’une entente écrite distincte. NeXafe agira alors à titre de Responsable conjoint du traitement. De tels cas seront traités au cas par cas, à la discrétion de NeXafe.

3. Enregistrement de compte

Une Organisation doit remplir un formulaire d’inscription afin d’obtenir un Compte utilisateur qui lui permettra de passer des commandes, d’accéder et de recevoir les Produits de NeXafe. Toutes les informations d’inscription que l’Organisation fournit doivent être exactes, à jour et complètes. Dès lors que l’Organisation reçoit un courriel de confirmation, celle-ci est considérée comme un Client. NeXafe se réserve le droit, sans aucune obligation à cet égard, de demander des preuves quant aux informations fournies.

Vous devez mettre à jour les informations contenues dans l’ensemble des Profils utilisateur associés à votre Organisation afin que nous puissions transmettre des notifications et autres informations par courrier électronique ou via les Produits de NeXafe. L’Administrateur de compte peut autoriser les Utilisateurs autorisés à remplir et modifier eux-mêmes lesdites informations.

Vous acceptez la pleine responsabilité de toute erreur, manque ou inexactitude dans les Profils utilisateur associés à votre Organisation et des actions faites via les Comptes Utilisateurs qui lui sont associés, attendu qu’en tout temps, vous pouvez corriger une information inexacte, équivoque ou incomplète. L’Administrateur de compte peut autoriser les Utilisateurs autorisés à corriger eux-mêmes lesdites informations.

L’ensemble de la procédure d’enregistrement, incluant modifications des renseignements fournis, peut être effectuée par un ou plusieurs Administrateurs de compte; le Client étant responsable de désigner et de révoquer lesdits Administrateurs de compte.

En tout temps, la personne ayant la plus haute autorité chez le Client pourra contacter NeXafe afin d’effectuer les modifications nécessaires à la liste des Administrateurs de compte. Nous déclinons toute responsabilité à l’égard d’un Administrateur de compte qui effectuerait des modifications sans qu’il n’ait l’autorité nécessaire pour le faire.

4. Prix

Sauf pour les Produits de NeXafe sans frais, les Produits de NeXafe sont offerts en tant que service payable sur une base mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Le prix de chaque Produit est déterminé en fonction du nombre d’Utilisateurs autorisés, du nombre de Passeports actifs/inactifs, du nombre de formulaires, de la quantité de données de stockage, sauf lorsqu’un prix forfaitaire est prédéterminé pour une fonctionnalité précise. Le prix pour chacun des Produits de NeXafe est celui affiché sur la page d’accueil de l’inscription à la plateforme de NeXafe. Les prix peuvent varier de temps à autre conformément aux dispositions de l’article 26 des présentes. NeXafe se réserve le droit de corriger toute erreur dans le prix affiché sur sa page d’accueil sur simple avis au Client.

Des frais de configuration initiale peuvent être facturées, selon une entente préalablement établie.

NeXafe offre également l’impression de cartes passeport et d’étiquettes à code QR moyennant des frais unitaires faisant l’objet d’une entente préalable également.

Vous acceptez de payer tous les frais en fonction de chaque commande faite sur la page d’accueil de l’inscription à la plateforme NeXafe, ou par toute entente prise avec NeXafe consignée par un écrit. Sauf indication contraire dans votre commande, vous devrez payer tous les montants en dollars canadiens ou dollars américains ou Euro au moment de la réception de votre commande, selon la monnaie ayant cours à la localisation géographique du siège social de l’entité effectuant le paiement ou les coordonnées fournies par vous, selon ce que détermine NeXafe. Si vous ajoutez les Utilisateurs autorisés, des Passeports actifs/inactifs, des formulaires, des données de stockage ou des fonctionnalités pendant la période de souscription, nous vous facturerons rétroactivement pour ces ajouts conformément aux tarifs alors en vigueur et factureront ces ajouts pour le prochain cycle de facturation. Veuillez noter que l’ajustement du nombre d’Utilisateurs autorisés, de Passeports actifs/inactifs, de formulaires, de la quantité de données de stockage ou des fonctionnalités sera facturé sur une base mensuelle.

Le Client reconnaît qu’un Utilisateur autorisé a la possibilité d’être Membre d’une Organisation tierce utilisant aussi la Plateforme. À cet égard, l’Utilisateur autorisé peut partager à plusieurs Organisations certaines informations d’identification liées à son inscription telles que son Compte utilisateur et ses coordonnées, et peut accéder aux données de d’autres Organisations. Le Client accepte de payer le coût individuel de cet Utilisateur autorisé dans de son Compte, bien qu’il puisse être également un Utilisateur autorisé dans un Compte Client tiers.

5. Commande et modifications

La présente Entente vous lie qu’elle ait été conclue par l’intermédiaire d’un revendeur de NeXafe ou directement avec NeXafe. Vous devez vous assurer de l’exactitude des informations fournies pour votre commande, ce qui peut inclure :

  • le nombre et le type d’Utilisateurs autorisés pour les Produits de NeXafe;
  • les Produits de NeXafe commandés;
  • toutes autres conditions ou restrictions convenues avec NeXafe.

Les revendeurs ne sont pas autorisés à offrir des garanties ou à prendre des engagements au nom de NeXafe, et nous ne sommes pas liés par des obligations autres que ce qui est expressément prévu dans la présente Entente.

Sous réserve de l’article 18, vous pouvez, en tout temps, ajouter des modules optionnels et rétrograder ou mettre fin aux services que nous vous rendons. Vous pouvez modifier votre plan en communiquant avec NeXafe au support@nexafe.com.

6. Paiement

Nous acceptons les cartes de crédit Mastercard, Visa et American Express. Nous nous réservons toutefois le droit de retirer en tout temps l’un de ces modes de paiement. Nous acceptons également les virements ou les débits préautorisés. Les renseignements de paiement notamment ceux liés à la carte de crédit sont traités par les serveurs Stripe conformément à la norme PCI. Vous convenez que nous pouvons vous facturer sur votre carte de crédit pour les renouvellements, les utilisateurs supplémentaires et des frais non payés, selon le cas.

7. Taxes

Vos paiements en vertu de la présente Entente ne comprennent pas les taxes ou droits payables à l’égard des Produits de NeXafe dans le pays où le paiement a été fait ou reçu. Dans la mesure où ces taxes ou droits sont payables par NeXafe, vous devez payer à NeXafe le montant de ces taxes ou droits, en plus de tous les frais dus en vertu de la présente Entente. NeXafe peut demander le paiement de ces taxes en tout temps après la facturation des Produits de NeXafe si NeXafe se fait exiger rétroactivement ces taxes par un gouvernement ou entités fiscales n’importe où dans le monde. Si vous êtes dispensés de taxes, vous avez l’obligation de nous fournir des preuves à cet égard et NeXafe fera des efforts raisonnables pour fournir les documents de facturation qui peuvent vous permettre d’obtenir un remboursement ou un crédit pour le montant ainsi payé auprès de toute autorité fiscale, si un tel remboursement ou un crédit est disponible.

8. Produits de NeXafe sans frais

Votre utilisation de Produits de NeXafe sans frais est soumise à des conditions supplémentaires que nous spécifierons et n’est autorisée que pour une période déterminée. Vous ne pouvez pas utiliser les Produits de NeXafe sans frais pour faire l’analyse de la concurrence ou à des fins similaires. Nous pouvons mettre fin à votre droit d’utiliser les Produits de NeXafe sans frais à tout moment et pour toute raison à notre seule discrétion, sans responsabilité envers vous.

Dans certains cas, nous pouvons exiger des frais pour vous permettre d’accéder à des Produits de NeXafe bêta, mais leur utilisation fera toujours l’objet du présent article.

Vous comprenez que tous les Produits de NeXafe bêta que nous mettons à votre disposition sont en cours de développement, peuvent être inutilisables ou incomplets et sont susceptibles de contenir plus d’erreurs et de bogues que les Produits de NeXafe généralement disponibles. NOUS N’OFFRONS DONC AUCUNE GARANTIE SUR LES PRODUITS DE NEXAFE BÊTA ET VOUS ASSUMEZ LES RISQUES LIÉS À TOUTE UTILISATION DE CEUX-CI.

9. Gestion des Utilisateurs autorisés et des Comptes Utilisateurs

Seuls les Utilisateurs autorisés, les Administrateurs de compte peuvent accéder et utiliser les Produits de NeXafe. Les permissions que vous octroyés à des Utilisateurs autorisés externes à votre Organisation impliquent que vous en acceptiez de leur partager les informations contenues dans votre Compte.

Les fonctionnalités peuvent varier selon le type d’Utilisateur autorisé; les Administrateurs de compte étant responsables d’établir, de valider et maintenir à jour cette répartition. Vous reconnaissez devoir payer les frais nécessaires pour toute augmentation de l’utilisation des composantes de la plateforme dans votre Compte.

Vous êtes responsable du respect de la présente Entente par chacun de vos Utilisateurs autorisés. Toute utilisation de Produits de NeXafe par vous et vos Utilisateurs autorisés doit être dans la portée d’utilisation et uniquement pour votre avantage ou celui de vos partenaires d’affaires.
Vous devez établir des politiques de sécurité de l’information qui obligent les Utilisateurs autorisés à adopter des pratiques sécuritaires à l’égard des mots de passe notamment au regard du nombre et du type de caractères utilisés, à les garder strictement confidentiels et à ne les communiquer à aucune autre personne.

Vous vous engagez également à informer immédiatement NeXafe de toute utilisation non autorisée d’un Compte utilisateur, que celui-ci appartienne à un Utilisateur autorisé ou à un Administrateur de compte, ainsi que de tout incident touchant à la confidentialité des mots de passes, à la difficulté ou à l’impossibilité d’accéder à un Compte utilisateur ou encore à une modification des informations du compte dont l’Utilisateur autorisé ou l’Administrateur de compte, selon le cas, n’est pas responsable. NeXafe se réserve également le droit d’exiger de tout Utilisateur autorisé ou Administrateur de compte qu’il change son mot de passe.

10. Licence limitée

Sous réserve des termes et conditions de la présente Entente, NeXafe vous accorde une licence non exclusive, non cessible et non transférable d’utiliser les Produits de NeXafe, pendant la durée de la présente Entente seulement.

11. Services hébergés et Données

Pour l’application de l’Entente, les termes définis au présent article peuvent être utilisés dans toutes leurs formes grammaticales; les noms, les adjectifs suivant leur genre et leur nombre, les verbes, suivant les modes et les temps, sans perdre le sens qui leur est attribué.

11.1 Services hébergés

Vos Données sont stockées de manière sécurisée et votre connexion à l’application est cryptée par SSL/TLS (https). Nous utilisons les serveurs de Google Cloud Platform (GCP), réputés pour héberger des sites à très grand achalandage qui sont situés dans des espaces hautement sécurisés. Sous réserve des termes et conditions de la présente Entente, NeXafe vous accorde un droit non exclusif d’accéder aux Produits de NeXafe qui sont ainsi hébergés et de les utiliser pendant la durée de la présente Entente.

11.2 Vos Données

Vous conserverez tous les droits, titres et intérêts de vos Données dans le format dans lequel vous les transmettez à NeXafe. Sous réserve des dispositions de la présente Entente, vous accordez à NeXafe dans le monde entier, le droit non exclusif, libre de redevances pour (a) recueillir, utiliser, copier, sauvegarder, transmettre, modifier et créer des œuvres dérivées de ces Données, dans chaque cas uniquement dans la mesure nécessaire à la conception, l’utilisation, le développement, l’amélioration, le déploiement et la maintenance des Produits de NeXafe, et (b) pour les Produits de NeXafe qui permettent aux Clients, aux Administrateurs de compte ou aux Utilisateurs autorisés de partager des Données ou d’interagir avec d’autres personnes, de distribuer via, et d’afficher les Données sur les Produits de NeXafe.

11.3 Renseignements personnels

Lorsque les Données comprennent des Renseignements personnels, leur Traitement est soumis à notre Politique de confidentialité, mais uniquement dans la mesure prévue par celle-ci.

À des fins de clarté, à l’égard des Renseignements personnels concernant ses Utilisateurs autorisés et les Administrateurs de compte, le Client demeure pleinement responsable de sa conformité à toute obligation qui incombe au Responsable du traitement en vertu des lois protégeant les Renseignements personnels qui lui sont applicables. Dès lors que vous acceptez la présente Entente, NeXafe présume que vous respectez lesdites obligations.

NeXafe pourrait vous informer lorsqu’à son avis, une de vos instructions enfreint les lois protégeant les Renseignements personnels, sans obligation de sa part de consulter un avocat ou un procureur. Cette information ne constitue pas un avis juridique. Vous pourrez par la suite, à votre discrétion, obtenir un tel avis d’un avocat ou d’un procureur dont l’exercice de la profession est reconnu dans votre juridiction. Par ailleurs, si une demande de divulgation de Renseignements personnels par des autorités légitimes n’est pas juridiquement contraignante, NeXafe la refusera. Si une telle demande est contraignante, NeXafe vous en informera.

Le Client a notamment la responsabilité d’établir sa propre Politique de confidentialité, d’obtenir le consentement des Utilisateurs autorisés de son Organisation et de répondre à leurs demandes d’exercice de droits liés à leurs Renseignements personnels. NeXafe mettra en œuvre les moyens commercialement raisonnables pour vous fournir des outils afin de vous aider à vous conformer aux obligations imposées par les lois protégeant les Renseignements personnels qui vous sont applicables ainsi que de l’information afin de prouver cette conformité. Cette obligation se limite uniquement à votre utilisation des Produits de NeXafe.

En outre, avant d’utiliser le service de Photo Punch, les Utilisateurs autorisés pourraient être avisés de leurs droits via une fenêtre contextuelle (pop-up) et pourront obtenir plus de détails au besoin. Veuillez noter que vous demeurez responsable d’obtenir le consentement express de tout Utilisateur autorisé pour l’utilisation de ses renseignements biométriques conformément au droit applicable dans la juridiction où il se trouve. En acceptant l’Entente, vous reconnaissez qu’NeXafe peut présumer que votre Organisation a obtenu les consentements nécessaires à cet égard.

En acceptant la présente Entente, vous désignez NeXafe comme votre Sous-traitant et vous l’autorisez à effectuer les Traitements nécessaires sur les Renseignements personnels de vos Utilisateurs autorisés en vue de réaliser les finalités identifiées dans cette Entente et au sein de la Politique de confidentialité. NeXafe s’engage à n’effectuer lesdits Traitements qu’afin de réaliser lesdites finalités. À ce titre, NeXafe tient à jour toute la documentation nécessaire prouvant sa conformité aux lois qui lui sont applicables, dont un registre les Traitements effectués ainsi qu’un registre des incidents de confidentialité. À des fins de clarté, NeXafe n’utilise aucunement les Renseignements personnels de vos Utilisateurs autorisés à des fins de prospection commerciale ou de publicité.

Sur demande, NeXafe offre à ses Clients, moyennant des frais, la possibilité de leur restituer, de transférer ou de supprimer de manière sécurisée les Renseignements personnels qu’ils lui communiquent. Les demandes de suppression sont aussitôt transmises aux Sous-traitants de NeXafe pour qu’ils les traitent. Toutefois, lorsqu’un Utilisateur autorisé devient membre de plusieurs Organisations, certaines informations d’identification liées à son inscription telles que son Compte utilisateur et ses coordonnées pourraient être conservées par une autre Organisation.

Il est entendu qu’NeXafe ne conclura aucun contrat ni engagement allant à l’encontre des dispositions du présent article. La Politique de confidentialité vous fournit aussi de l’information sur les pays dans lesquels NeXafe pourrait communiquer des Renseignements personnels et les mesures de protection qui sont mises en place afin d’en garantir la confidentialité.

11.4 Sécurité

NeXafe met en place des mesures de sécurité administratives et technologiques afin de préserver la confidentialité, la disponibilité et l’intégrité de vos Données et diminuer les risques liés aux menaces et aux cyberattaques.

Cependant, vous comprenez que l’utilisation des services hébergés implique nécessairement la transmission de vos Données sur des réseaux qui ne sont pas détenus, exploités ou contrôlés par nous, et nous ne sommes pas responsables d’aucune de vos Données perdues, modifiées, interceptées ou stockées sur ces réseaux. Ainsi, nous ne pouvons pas garantir que les transmissions de vos Données seront toujours sécuritaires ou que des tiers non autorisés ne seront jamais capables de vaincre nos mesures de sécurité ou celles de nos tiers fournisseurs de services.

11.5 Limites de stockage

Les limites de stockage peuvent être ou éventuellement être associées à un service hébergé particulier. Nous pouvons imposer de nouvelles limites de stockage, ou modifier les limites de stockage existantes pour les services hébergés à tout moment, à notre discrétion, avec ou sans préavis, sous réserve de préserver toutefois les fonctionnalités des Produits de NeXafe.

11.6 Responsabilité de vos Données

Vous devez vous assurer que votre utilisation des Produits de NeXafe et que vos Données sont en tout temps conformes avec nos Modalités d’utilisation acceptable et de toutes lois applicables dans votre juridiction. Vous déclarez et garantissez que votre utilisation des Produits de NeXafe et celle de vos Utilisateurs autorisés ne violent pas les droits de tiers, y compris, et sans limitation, des droits de propriété intellectuelle et de confidentialité. Outre ce qui est expressément prévu aux présentes, NeXafe n’assume aucune responsabilité pour vos Données, et vous serez seul responsable de leur transmission, de leur utilisation et d’en faire des copies de sécurité, si nécessaire.

11.7 « Partenaire »

NeXafe n’a aucune obligation de surveiller le contenu téléchargé sur les Produits de NeXafe. Néanmoins, si nous jugeons cette mesure nécessaire en fonction de la violation de la présente Entente ou en réponse à une demande que nous recevons à propos des droits de propriété intellectuelle de tiers, ou encore pour des contenus contrevenant à notre politique, nous pouvons prendre toutes les mesures permises à nos Modalités d’utilisation acceptable incluant la suspension de votre compte. Vous continuerez à être facturé pour le service hébergé pendant la période de suspension. Nous n’assumerons aucune responsabilité envers vous pour la suppression de vos Données ou pour avoir suspendu votre accès à des services hébergés aux fins du respect de ladite politique ou de la présente Entente.

12. Support et maintenance

NeXafe fournira des services de support et de maintenance pour les Produits de NeXafe pendant la durée de la présente Entente. Le support inclut ce qui suit : tous les Utilisateurs autorisés auront accès à un soutien technique par messagerie instantanée, courriel ou téléphone.

NeXafe s’engage à prendre des moyens raisonnables pour répondre aux demandes en support et maintenance dans un délai raisonnable, étant entendu que nous ne répondrons que pendant nos heures de bureau, étant de 9 h à 17 h dans le fuseau horaire de Montréal. NeXafe se réserve de plus le droit de refuser de répondre à des demandes excessives ou répétitives des usagers.

Pour plus d’informations sur le support et la maintenance ainsi que sur les moyens de joindre NeXafe, veuillez consulter la section Contactez-nous.

13. Formation et support supplémentaires

Au moins une séance de formation sera offerte par nos experts à un Client et aux Utilisateurs autorisés de son Organisation, laquelle séance peut être dispensée en personne ou par des moyens de télécommunication, à la seule discrétion de NeXafe. Des services de formation ou de support technique supplémentaires peuvent être commandés par le Client, selon des prix à déterminer au cas par cas avec NeXafe. Le cas échéant, vous rembourserez NeXafe pour les frais de déplacement et d’hébergement raisonnables encourus. NeXafe conservera tous les droits de propriété intellectuelle relativement aux œuvres ou aux développements liés à des services de formation que nous offrons (par exemple, le matériel de formation). Tout matériel de formation qui vous est fourni ne peut être utilisé que dans le cadre de l’utilisation des Produits de NeXafe conformément à la présente Entente.

14. Restrictions

Sauf disposition expresse de la présente Entente à l’effet contraire, il vous est interdit de : (a) louer, reproduire, modifier, adapter, créer des œuvres dérivées, concéder des sous-licences, transférer ou permettre l’accès aux Produits de NeXafe à un tiers n’étant pas un Utilisateur autorisé (b) utiliser les Produits de NeXafe au bénéfice d’une tierce partie (c) intégrer les Produits de NeXafe dans un produit ou un service que vous fournissez à un tiers (d) interférer avec un mécanisme de contrôle des licences et des droits dans les Produits de NeXafe ou autrement contourner tout mécanisme légitime visant à limiter votre utilisation (e) faire de l’ingénierie inversée, désassembler, décompiler, traduire, ou rechercher autrement à obtenir ou dériver le code source, qui sous-tend les idées, algorithmes, formats de fichiers ou des API non publiques à tous les Produits de NeXafe (f) supprimer ou masquer tout propriétaire ou autre avis contenu dans tout Produit de NeXafe (g) diffuser publiquement des informations concernant les performances des Produits de NeXafe ou (h) enregistrer sur ou communiquer via les Produits de NeXafe des Renseignements personnels des Utilisateurs autorisés, y compris les renseignements biométriques pour le service de Photo Punch, sans avoir obtenu les consentements requis par la loi.

15. Attestation et vérifications

À notre demande, vous vous engagez à fournir une attestation signée que vous utilisez tous les Produits de NeXafe conformément aux termes de la présente Entente. Vous acceptez de nous permettre (ou de permettre à notre mandataire autorisé) l’audit de votre utilisation des Produits de NeXafe, sans préavis. Nous allons supporter tous les frais que nous engageons pour la vérification, à moins que l’audit révèle que vous avez dépassé la portée d’utilisation ou autrement manqué à vos obligations de la présente Entente. Vous devrez fournir une aide raisonnable, une coopération et l’accès aux informations pertinentes dans le cadre d’un audit à vos propres frais. Nous pourrons vous facturer pour tout usage excessif passé ou en cours, et vous devrez payer la facture immédiatement après réception. Ce recours est sans préjudice de tout autre recours auquel NeXafe a droit en vertu de la présente Entente ou de la loi. Dans la mesure où nous sommes tenus de le faire, nous pouvons partager les résultats de la vérification avec certains de nos Sous-traitants ou leur céder les droits de vérification mentionnés dans cet article.

16. Propriété et Commentaires

Les Produits de NeXafe sont disponibles et limités par un permis restreint ou un accès de base, et aucun droit de propriété ne vous est transmis, indépendamment de l’utilisation de termes tels que « achat » ou « vente ». NeXafe et ses sous-traitants ont et conservent tous les droits, titres et intérêts, y compris tous les droits de propriété intellectuelle, dans et relatifs aux Produits de NeXafe (y compris les Produits de NeXafe sans frais), leur apparence générale, toute application liée ou technologie sous-jacente, et toute modification ou œuvre dérivée de ce qui précède créés par ou pour NeXafe. De temps en temps, vous pouvez choisir de présenter des observations, informations, questions, données, idées, descriptions des processus ou d’autres informations à NeXafe, y compris le partage de vos modifications ou dans le cadre d’un support (les « Commentaires »). NeXafe peut, dans le cadre de l’un de ses Produits de NeXafe, utiliser librement, copier, divulguer et exploiter n’importe quel Commentaire de toute manière, sans aucune obligation, redevance ou restriction fondée sur les droits de propriété intellectuelle ou autre. Les améliorations aux Produits de NeXafe incorporant ou mettant en œuvre des Commentaires demeureront la propriété exclusive de NeXafe.

17. Confidentialité

Le code source sur les Produits de NeXafe, les rapports sur le rendement ou le fonctionnement des Produits de NeXafe, les documents et le savoir-faire associés aux Produits de NeXafe constituent de l’information confidentielle de NeXafe. Les Données saisies par le Client et ses Utilisateurs autorisés sont de l’information confidentielle du Client. Les parties conviennent qu’elles pourront s’échanger ces informations confidentielles, la partie la recevant étant le « récepteur » aux fins de ce qui suit.

Sauf expressément autorisée dans les présentes, une partie maintiendra confidentielle et n’utilisera pas ou ne divulguera pas l’information confidentielle de l’autre partie. L’obligation de non-divulgation ne s’applique pas à l’information dont le récepteur peut documenter : (a) qu’elle était légitimement en sa possession ou dont il a connaissance avant la réception de l’information confidentielle; (b) qui est ou est devenue de notoriété publique sans faute du récepteur; (c) qui est à juste titre obtenue par le récepteur d’un tiers sans violation d’une obligation de confidentialité; ou (d) qui est développée indépendamment par les employés du récepteur qui n’avaient pas accès à de telles informations.

Le récepteur peut également divulguer des renseignements confidentiels si nécessaire conformément à un règlement, loi ou ordonnance du tribunal (mais seulement dans la mesure exigée pour se conformer à la réglementation ou l’ordre et avec un préavis de la partie émettrice). Le récepteur reconnaît que la divulgation de renseignements confidentiels causerait un préjudice important pour lequel des dommages seuls ne seraient pas un remède suffisant, et donc que la partie émettrice est en droit de demander une injonction en plus de tout autre recours qu’elle pourrait avoir en droit pour prévenir ou mettre fin à une telle violation.

Pour plus de précision, NeXafe peut devoir remettre de l’information confidentielle à une autorité publique afin de se conformer à une loi applicable, notamment en matière de relation de travail ou de sécurité au travail. Si une autorité publique demande à NeXafe de lui fournir de l’information confidentielle ou autre relative à un Client, NeXafe pourra présumer que les demandes contraignantes des autorités publiques sont bien fondées et n’aura aucunement l’obligation de vérifier si elles sont autorisées par des lois ou règlements applicables et si elles sont bien fondées.

18. Durée et résiliation

18.1 Modes de résiliation

Le Client peut résilier la présente Entente, à sa discrétion, sur préavis de trente (30) jours à NeXafe. Pour ce faire, vous devez transmettre votre demande de résiliation par écrit à NeXafe. Si vous résiliez l’Entente, vous serez facturé pour les 30 jours suivant votre demande, mais vous ne serez plus facturé à nouveau.

NeXafe peut résilier la présente Entente sans cause, à sa discrétion, sur un préavis écrit de soixante (60) jours au Client, lequel peut être envoyé par courriel.

NeXafe peut également résilier la présente Entente sur préavis écrit de cinq (5) jours au Client si celui-ci est en défaut de payer, en faillite ou se place sous la protection d’une loi visant un arrangement avec ses créanciers, ou encore si le Client fait défaut à l’une quelconque de ses obligations de la présente Entente et qu’il ne corrige pas ce défaut avant l’expiration dudit préavis de cinq (5) jours.

18.2 Effets de la résiliation

Sauf s’il s’agit d’une résiliation sans cause par NeXafe, vous n’aurez pas droit à des crédits ou des remboursements pour avoir résilié votre abonnement, ni au remboursement de tout montant prépayé.

Toute résiliation sera sans préjudice de tout autre recours qu’il peut avoir en vertu de la présente Entente, par la loi ou autrement. Une fois l’Entente résiliée ou expirée, vous (et vos Utilisateurs autorisés) n’aurez plus le droit d’utiliser ou d’accéder aux Produits de NeXafe ou toute autre information ou tout autre matériel que nous mettons à votre disposition en vertu de la présente Entente ou à vos Données. Nous pouvons retirer ou supprimer vos Données dans un délai raisonnable après la résiliation de votre abonnement et nous n’avons aucune obligation de vous en fournir des copies. Les dispositions des articles 19, 20, 21, 23, 24, 25 et 28, en plus de celles qui par leur nature doivent survivre, survivront à toute résiliation ou à l’expiration de la présente Entente.

19. Garantie et responsabilité

19.1 Autorité du signataire

Chaque partie déclare et garantit qu’elle a le pouvoir légal et le pouvoir de conclure la présente Entente, et que, si vous êtes une Organisation, cette Entente et chaque commande sont conclues par un employé ou agent de cette partie avec toute l’autorité nécessaire pour lier cette partie aux termes et conditions de la présente Entente.

19.2 Exclusion de garantie

TOUS LES PRODUITS DE NEXAFE SONT FOURNIS « TELS QUELS » ET « AVEC TOUS SES DÉFAUTS ». VOUS DÉCLAREZ AVOIR EU LES EXPLICATIONS NÉCESSAIRES ET L’OPPORTUNITÉ DE CONSULTER LES FONCTIONS DES PRODUITS DE NEXAFE, ET CONFIRMEZ QUE CEUX-CI SONT À VOTRE ENTIÈRE SATISFACTION. NEXAFE ET SES FOURNISSEURS DÉCLINENT EXPRESSÉMENT TOUTES LES GARANTIES DE NON-CONTREFAÇON, DE VALEUR COMMERCIALE, D’ADÉQUATION À UN USAGE PARTICULIER, QU’ELLE SOIT EXPRESSE, IMPLICITE OU LÉGALE. DE PLUS, NEXAFE NE SERA PAS RESPONSABLE POUR LES RETARDS, INTERRUPTIONS, DÉFAUTS DE SERVICE ET AUTRES PROBLÈMES INHÉRENTS À L’UTILISATION DE L’INTERNET ET COMMUNICATIONS ÉLECTRONIQUES OU D’AUTRES SYSTÈMES EN DEHORS DU CONTRÔLE RAISONNABLE DE NEXAFE. NEXAFE NE FAIT AUCUNE REPRÉSENTATION ET N’OFFRE AUCUNE GARANTIE À L’EFFET QUE : (A) L’UTILISATION DES PRODUITS DE NEXAFE SERA SÛRE, RAPIDE, SANS INTERRUPTION OU SANS ERREUR; (B) LES PRODUITS DE NEXAFE FONCTIONNENT EN COMBINAISON AVEC D’AUTRES MATÉRIELS, LOGICIELS, SYSTÈMES OU DONNÉES; (C) LES PRODUITS DE NEXAFE RÉPONDRONT À VOS EXIGENCES OU ATTENTES; (D) TOUTES DONNÉES ENREGISTRÉES SERONT EXACTES ET FIABLES; (E) LES DONNÉES ENREGISTRÉES NE SERONT PAS PERDUES OU CORROMPUES; (F) LES ERREURS OU DÉFAUTS SERONT CORRIGÉS (SAUF DANS LA MESURE OÙ NEXAFE EST AVISÉ DE L’ERREUR OU DU DÉFAUT, S’AGISSANT ALORS D’UNE OBLIGATION DE PRENDRE DES MOYENS RAISONNABLES POUR LE CORRIGER) OU (G) LES PRODUITS DE NEXAFE ET LEUR FONCTIONNEMENT N’AURONT AUCUN EFFET NÉGATIF SUR VOS SYSTÈMES.

20. Limitation de responsabilité

SAUF EN CAS DE FAUTE LOURDE, EN AUCUN CAS NEXAFE OU SES FOURNISSEURS NE SERONT TENUS RESPONSABLES DE TOUTE PERTE D’UTILISATION, PERTE DE DONNÉES OU DE DONNÉES INEXACTES, D’ÉCHEC DE MÉCANISMES DE SÉCURITÉ, D’INTERRUPTION DE SERVICE, DE RETARD DANS LES SERVICES RENDUS, NI DE QUELQUES DOMMAGES INDIRECTS, PUNITIFS, SPÉCIAUX OU ACCESSOIRES DE QUELQUE NATURE QUE CE SOIT (Y COMPRIS LES PERTES DE PROFITS), MÊME SI NEXAFE OU LE FOURNISSEUR A ÉTÉ INFORMÉ DE LA POSSIBILITÉ DE TELS DOMMAGES AU PRÉALABLE.
NONOBSTANT TOUTE AUTRE DISPOSITION DE CETTE ENTENTE, LA RESPONSABILITÉ GLOBALE DE NEXAFE ENVERS VOUS EST DE VINGT DOLLARS (20 $) CANADIENS SI VOUS N’UTILISEZ QUE LES PRODUITS DE NEXAFE SANS FRAIS, ET SE LIMITE AU MONTANT PAYÉ À NEXAFE POUR SES PRODUITS DE NEXAFE DANS LES DOUZE (12) MOIS PRÉCÉDANT IMMÉDIATEMENT LA RÉCLAMATION DANS TOUS LES AUTRES CAS.

21. Relation avec les tiers

Vous acceptez la pleine responsabilité et vous vous engagez à indemniser et tenir à couvert NeXafe de toute responsabilité et de toute réclamation (y incluant les honoraires d’avocats raisonnables et les frais d’expertise) liées à votre utilisation des services de NeXafe eu égard (i) à vos obligations contractuelles envers les Utilisateurs autorisés; (ii) au respect de la confidentialité et de la vie privée des Utilisateurs autorisés; (iii) à l’application de toute loi et toute réglementation régissant les relations de travail de vos employés et ceux de vos Partenaires. Dans tous ces cas, vous vous engagez à collaborer pleinement et à remettre toute information requise pour la défense de NeXafe.

22. Produits de fournisseurs tiers

NeXafe ou des tiers peuvent de temps à autre mettre à votre disposition des produits ou des services tiers, y compris, mais sans s’y limiter, des produits complémentaires ainsi que la mise en œuvre, la personnalisation, la formation et d’autres services de consultation. Si vous vous procurez un de ces produits ou services tiers, vous le faites en vertu d’une entente séparée uniquement entre vous et le fournisseur tiers. NeXafe ne garantit pas le soutien des produits ou des services des tiers (non NeXafe), peu importe qu’ils vous aient été recommandés par NeXafe ou non, et décline toute responsabilité pour leurs produits ou services. Si vous installez ou activez des produits ou services de tiers pour une utilisation complémentaire avec des Produits NeXafe, vous reconnaissez qu’NeXafe peut permettre aux fournisseurs de ces produits et services d’accéder à vos Données si nécessaire pour l’interopérabilité et le soutien de ces produits complémentaires avec les Produits NeXafe. NeXafe ne sera pas responsable de la divulgation, la modification ou la suppression de vos Données résultant de tout accès par des produits complémentaires de tiers.

Sans restreindre la généralité de ce qui précède, vous pouvez configurer certains de nos Produits de NeXafe pour transmettre des messages ou des notifications par courrier électronique, services de réseautage social ou par SMS. NeXafe n’assume aucune responsabilité quant à la compatibilité de tels moyens de communication externes avec ses Produits de NeXafe, et n’offre aucune garantie que les messages ou notifications ainsi transmis le seront sans erreur et sans délai.

23. Droits publics

Nous pouvons vous identifier en tant que Clients dans nos documents promotionnels et notre site Internet commercial; à cet égard, vous nous permettez notamment d’afficher votre nom d’entreprise ou une de vos marques de commerce vous identifiant (y incluant une marque graphique), à notre discrétion. Vous pouvez nous demander de cesser de le faire en soumettant un courriel à administration@NeXafe.com à tout moment. S’il vous plaît, notez que cela peut nous prendre jusqu’à trente (30) jours pour traiter votre demande.

24. Amélioration de Produits de NeXafe

Nous nous efforçons toujours d’améliorer des Produits de NeXafe. Pour ce faire, nous avons besoin de mesurer, d’analyser et d’agréger comment les utilisateurs interagissent avec les Produits de NeXafe, tels que les habitudes d’utilisation et les caractéristiques de notre base d’utilisateurs. Nous collectons et utilisons les données capturées à propos de l’utilisation des Produits de NeXafe.

Lorsque ces données permettent d’identifier une personne directement ou indirectement, elles sont considérées comme des Renseignements personnels et sont soumises aux articles applicables de la présente Entente.

25. Règlement des différends

25.1 Résolution des litiges

Dans le cas de tout différend et de toute réclamation découlant de ou liés à la présente Entente, les parties doivent se consulter et négocier entre elles, en reconnaissant leurs intérêts mutuels, afin de tenter de parvenir à une solution satisfaisante pour les deux parties.

Si les parties ne parviennent pas à un règlement dans un délai de soixante (60) jours, tout différend non résolu et toute réclamation découlant de ou liés à la présente Entente seront soumis exclusivement à l’arbitrage selon les règles du Code de procédure civile du Québec, tel qu’en vigueur à ce moment. L’arbitrage sera tranché par un arbitre unique. Les parties s’efforceront de nommer un arbitre mutuellement acceptable. Si les parties ne peuvent s’entendre sur le choix de l’arbitre, alors l’arbitre sera désigné par la Cour supérieure du district de Saint-François, province de Québec, à la demande de l’une ou l’autre partie. L’arbitrage aura lieu à Sherbrooke, Québec, Canada. La langue de l’arbitrage sera le français.

25.2 Droit applicable

Cette Entente sera régie et interprétée conformément aux lois de la province de Québec et aux lois du Canada qui y sont applicables, sans référence aux dispositions de droit international privé quant aux conflits de lois.

25.3 Injonctions

Rien dans la présente Entente n’interdit à NeXafe de demander une injonction à l’égard de la violation de ses droits de propriété intellectuelle, ou l’application ou la reconnaissance d’une décision ou une ordonnance dans toute juridiction appropriée.

26. Changements à l'Entente

Nous pouvons mettre à jour ou modifier la présente Entente de temps à autre, y compris les politiques mentionnées et d’autres documents accessoires.

En ce qui concerne les Produits de NeXafe facturés, nous vous informerons au moins quinze (15) jours à l’avance par un avis écrit transmis par l’intermédiaire de votre compte NeXafe ou par courrier électronique. La version modifiée sera effective dès le 16e jour après l’envoi dudit avis. Si vous vous opposez à l’Entente mise à jour, vous pouvez choisir de mettre fin à l’Entente sur avis écrit conformément à l’article 18 des présentes.

27. Lien entre les parties

Les parties sont des entrepreneurs indépendants; la présente Entente ne peut être interprétée comme constituant une des parties en tant que partenaire de l’autre ou de créer toute autre forme d’association juridique qui donnerait à une partie le droit explicite ou implicite, le pouvoir ou l’autorité de créer toute obligation de l’autre partie.

28. Dispositions générales

Tous les avis en vertu de la présente Entente doivent être donnés par écrit. Nous pouvons vous aviser par courriel ou par le biais de votre compte. Les avis envoyés seront réputés avoir été reçus le premier jour ouvrable dans la province de Québec, Canada après que nous les ayons envoyés. Vous devez transmettre vos avis à NeXafe par la poste à « NeXafe (a/s du département d’administration), 160,, rue de l’Ontario, Sherbrooke, Québec, Canada, J1J 3P9 ». Vos avis que vous nous transmettez seront réputés reçus à la suite de notre réception. Vous ne pouvez pas céder la présente Entente sans notre accord écrit préalable. Nous ne refuserons pas indûment de donner notre consentement si le cessionnaire accepte d’être lié par les termes et conditions de la présente Entente. Nous pouvons céder nos droits et obligations en vertu de la présente Entente (en tout ou en partie) sans votre consentement. Cette Entente constitue l’Entente complète entre vous et NeXafe relativement aux Produits de NeXafe et remplace toutes les communications, propositions et déclarations orales ou écrites antérieures ou contemporaines à l’égard des Produits de NeXafe ou tout autre objet visé par la présente Entente. Si une disposition quelconque de cette Entente est jugée nulle, invalide, inapplicable ou illégale, les autres dispositions resteront en vigueur et de plein effet. La présente Entente ne peut être modifiée ou amendée sans notre accord écrit (qui peut être retenu à notre entière discrétion, sans aucune obligation de fournir des explications). Aucune défaillance ou aucun retard par la partie lésée de la présente Entente dans l’exercice de tout droit, pouvoir ou privilège en vertu des présentes ne peut être interprété comme une renonciation de celle-ci, ni ne peuvent la priver de tout autre droit ou recours au titre de la présente Entente.

Consultez les Modalités d’utilisation acceptable et la Politique de confidentialité de NeXafe.

Les termes et conditions ont été modifiés pour la dernière fois le 6 mars 2024.