Ma conformité comme Sous-traitant

Comment mettre à jour un item non-conforme ?

Un item peut être non-conforme parce la date d’expiration est atteinte, il manque un document ou il y a une erreur de document ou de date de validité, ou parce que l’item est nouveau et les informations n’ont pas encore été complétée. Dans tous les cas, mettez rapidement l’item à jour pour restez 100 % conforme. 

Accédez au sous-menu Mon dossier sous-traitant   Sélectionnez Mes items à suivre  

  • Sur la ligne de l’item non-conforme, allez à la fin de la ligne (à la droite des colonnes de dates) :
  • Dans la fenêtre de mise à jour :
  • Vous pouvez voir le document joint directement de votre liste Mes items à suivre » en cliquant sur l’icône de l’oeil sur la ligne de l’item.

Comment mettre à jour mon profil sous-traitant ?

  •  
  • Il est important de compléter tous les champs qui peuvent être utiles à vos clients donneurs d’ordres.

Accédez au sous-menu Mon dossier sous-traitant   Sélectionnez Mon passeport sous-traitant  

  • Ajoutez/modifiez les informations désirées directement dans les champs à cette fin :
    • Nom légal (recommandé s’il est différent du nom usuel) ;
    • Adresse ;
    • Information d’enregistrement ;
    • Taxes ;
    • Commission des normes.
  • Il est important de compléter tous les champs qui peuvent être utiles à vos clients donneurs d’ordres.
  • Cliquez sur le bouton Enregistrer en haut à droite pour sauvegarder vos modifications.
  • Pour modifier la section Items exigés, consultez les questions à ce sujet.

Un client ajoute un nouvel item exigé ?

Lorsque qu’un client vous demande une nouvelle exigence qui n’est pas déjà dans votre Passeport, le nouvel item sera automatiquement ajouté mais vous devez compléter les informations pour y être conforme.

Comment faire :

Accédez au sous-menu Mon dossier sous-traitant   Sélectionnez Mes items en attente ou rejetés  

  • Trouvez la ligne de nouvelle exigence et allez à la fin de la ligne (à la droite des colonnes de dates) :
  • Dans la fenêtre de mise à jour :
  • Dans votre liste Mes items en attente ou rejetés, la pastille de l’item modifié est maintenant jaune pour indiquer que l’item à été soumis pour approbation au client qui l’a demandé.
  • Une notification est automatiquement envoyée au client pour l’informer que vous avez complété l’information et qu’il doit approuver l’item. 
  • Une fois approuvé, l’item disparaîtra de cette liste.
  • Si le même item est ensuite exigé par d’autres clients, vous n’aurez rien à faire. Les informations et le document de l’item seront automatiquement partagés au client. Par contre, l’item réapparaîtra dans votre liste Mes items en attente ou rejetés pour chacun des clients qui l’exigeront. Les pastilles seront jaune et l’item restera dans la liste le temps que les clients l’approuvent.

Un client rejette un item soumis ?

Votre client a la responsabilité de vérifier que vos documents et informations soient conformes avant de les approuver. S’il croit qu’il y a une erreur dans ce que vous avez soumis, il peut rejeter l’item (généralement accompagné d’une note explicative). Vous devez corriger la situation et soumettre de nouveau l’item corrigé.

Comment faire :

Accédez au sous-menu Mon dossier sous-traitant   Sélectionnez Mes items en attente ou rejetés  

  • Trouvez la ligne de l’item rejeté et allez à la fin de la ligne (à la droite des colonnes de dates) :
  • Dans la fenêtre de mise à jour :
  • Dans votre liste Mes items en attente ou rejetés, la pastille de l’item modifié est maintenant jaune pour indiquer que l’item est de retour en attente d’approbation par le client qui l’a rejeté.
  • Une notification est automatiquement envoyée au client pour l’informer que vous avez complété l’information et qu’il doit approuver l’item de nouveau. 
  • Une fois approuvé, l’item disparaîtra de cette liste.
  • Si l’item est exigé par plusieurs de vos clients, faites la mise à jour pour seulement un des clients et elle sera automatiquement appliquée à tous les autres clients. Une fois modifié, l’item apparaîtra avec une pastille jaune dans votre liste Mes items en attente ou rejetés pour chacun des clients l’ayant exigé.

Un item est rejeté mais mes informations sont bonnes ?

Un client a rejeté un de vos items soumis, mais vous constatez que vos informations et document sont bons. Il se peut qu’il se soit simplement trompé. Vous pouvez simplement le soumettre de nouveau à ce client de la façon suivante (si votre items est partagé avec d’autres clients l’ayant approuvé, ils ne seront pas impliqués). 

Accédez au sous-menu « Mon dossier sous-traitant »   Sélectionnez « Mes items en attente ou rejetés »  

  • Allez à la fin de la ligne de l’exigence rejetée après les colonnes de dates.
  • La pastille de l’item changera alors de rouge à jaune.

Un client m'invitate à collaborer ?

Lorsque vous êtes sur la plateforme NeXafe, votre entreprise est automatiquement intégrée à la liste générale des sous-traitants. C’est à partir de cette liste qu’un donneur d’ordres peut vous trouver et vous inviter à collaborer pour la gestion de votre conformité. 

Lorsque le donneur d’ordres vous invite une notification est automatiquement envoyée à l’adresse courriel de votre Passeport sous-traitant pour vous en avertir.

Vous pouvez voir, accepter et gérer vos invitations directement dans la plateforme de deux façons :

1. Par le tableau de bord

  • Dans la barre du menu de gauche, cliquez sur l’icône « du tableau de bord » ou sur le « X » du logo.
  • Vous voyez si vous avez des invitations en attente dans le bas du cadran de droite.
  • Cliquez sur « Invitations » pour accéder votre liste « Mes client (donneurs d’ordres) ».
2. En allant directement à la liste « Mes client (donneurs d’ordres) »

Accédez au sous-menu « Mon dossier sous-traitant »   Sélectionnez « Mes clients (donneurs d’ordres) »  

  • Le bouton de la colonne « État » sera en jaune pour les clients qui vous ont envoyé une invitation.
  • Glissez le bouton vers la droite et une fenêtre de message s’ouvrira.
  • Cliquez sur le bouton « Continuer » pour accepter l’invitation (vous avez l’option de la refuser).
  • Le bouton de la colonne « État » sera en vert et le client sera averti que vous avez accepté l’invitation.
  • Vous pouvez annuler une collaboration active (bouton de la colonne « État » en vert) en glissant le bouton vers la gauche.
  • Après confirmation, le client sera retiré de cette liste.

Comment voir mes actions à faire ?

Une notification est automatiquement envoyée à l’adresse courriel de votre Passeport sous-traitant lorsqu’une réponse à une demande externe est attendue soit : 

  1. pour répondre à une invitation à collaborer de la part d’un nouveau client, 
  2. compléter les informations pour un nouvel item exigé,
  3. mettre à jour un item soumis mais rejeté par le client. 

Mais vous pouvez gérer toutes vos actions directement dans la plateforme de deux façons :

1. Par le tableau de bord

  • Dans la barre du menu de gauche, cliquez sur l’icône « du tableau de bord » ou sur le « X » du logo.
  • Vous voyez si vous avez des demandes de nouveaux items ou des items rejetés dans le haut du cadran de droite.
    • Cliquez sur « Items » pour accéder votre liste « Mes items en attente ou rejetés ».
  • Vous voyez si vous avez des invitations en attentes dans le cadran du bas à droite.
    • Cliquez sur « Invitations » pour accéder votre liste « Mes clients (donneurs d’ordres) ».
2. En allant directement dans chacune des listes respectives.

Accédez au sous-menu « Mon dossier sous-traitant »   Sélectionnez « Mes clients (donneurs d’ordres) »  

  • Le bouton de la colonne « État » sera en jaune pour les clients qui vous ont envoyé une invitation.
  • Glissez le bouton vers la droite et une fenêtre de message s’ouvrira.
  • Cliquez sur le bouton « Continuer » pour accepter l’invitation (vous avez l’option de la refuser).
  • Le bouton de la colonne « État » sera en vert et le client sera averti que vous avez accepté l’invitation.

Accédez au sous-menu « Mon dossier sous-traitant »   Sélectionnez « Mes items en attente ou rejetés »  

Comment ajouter un item à mon Passeport ?

Lorsque qu’un client vous demande une nouvelle exigence qui n’est pas déjà dans votre Passeport, le nouvel item sera automatiquement ajouté mais vous devez compléter les informations pour y être conforme.

Comment faire :

Accédez au sous-menu Mon dossier sous-traitant   Sélectionnez Mes items en attente ou rejetés  

  • Trouvez la ligne de nouvelle exigence et allez à la fin de la ligne (à la droite des colonnes de dates) :
  • Dans la fenêtre de mise à jour :
  • Dans votre liste Mes items en attente ou rejetés, la pastille de l’item modifié est maintenant jaune pour indiquer que l’item à été soumis pour approbation au client qui l’a demandé.
  • Une notification est automatiquement envoyée au client pour l’informer que vous avez complété l’information et qu’il doit approuver l’item. 
  • Une fois approuvé, l’item disparaîtra de cette liste.
  • Si le même item est ensuite exigé par d’autres clients, vous n’aurez rien à faire. Les informations et le document de l’item seront automatiquement partagés au client. Par contre, l’item réapparaîtra dans votre liste Mes items en attente ou rejetés pour chacun des clients qui l’exigeront. Les pastilles seront jaune et l’item restera dans la liste le temps que les clients l’approuvent.

Comment ajouter un fichier à un item ?

Accédez au sous-menu Mon dossier sous-traitant   Sélectionnez Mes items à suivre  

  • Sur la ligne de l’item ajouté, allez à la fin de la ligne (à la droite des colonnes de dates) :
  • Dans la fenêtre de mise à jour :

Comment voir ou partager mon Passeport public ?

Accédez au sous-menu Mon dossier sous-traitant   Sélectionnez Mon passeport sous-traitant  

  • Cliquez sur le bouton bleu Passeport public en haut à droite.
  • Une fois le passeport ouvert, vous pouvez le partager en copiant l’adresse (URL) dans la fenêtre du navigateur en la collant dans un courriel ou un texto (elle deviendra alors un lien vers votre Passeport public).
  • Le Passeport est le terme qui désigne votre dossier et l’ensemble des informations qu’il contient.
    • Le Passeport public est une vue limitée des informations du Passeport. Il permet ainsi de diffuser les informations et documents que vous désirez tout en gardant privées certaines autres comme vos numéros de taxes.

Comment inviter un nouveau client à collaborer sur NeXafe ?

  • Demander à votre client s’il est déjà sur NeXafe.
  • Si oui, il peut vous inviter à partir de la liste générale des sous-traitants car votre entreprise s’y trouve.
  • Sinon, copier ce lien nexafe.com/fr/inscription-donneur-ordres dans votre courriel pour le diriger vers la page d’information et d’inscription pour donneurs d’ordres. Une fois inscrit, votre client pourra vous inviter pour établir votre collaboration.

Comment mettre fin à une collaboration avec un client ?

Accédez au sous-menu Mon dossier sous-traitant   Sélectionnez Mes clients (donneurs d’ordres)  

  • Glissez vers la gauche le bouton de la colonne État (en vert) sur la ligne du client en question.
  • Une fenêtre de conformation apparaîtra.
  • Après confirmation, le client sera retiré de cette liste.
  • Si vous retirez un client par erreur, vous devrez l’informer et lui demander de vous retourner une invitation.

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