Gestion de la conformité des Sous-traitants

Ajouter un sous-traitant à ma liste.

Tous les sous-traitants qui sont sur NeXafe ont un PASSEPORT qui contient leurs informations et documents de conformité. Pour accéder au Passeport d’un sous-traitant, vous devrez l’inviter à collaborer avec vous et ce dernier doit accepter votre invitation pour que vous soyez en relation. Une fois la collaboration établie, vous pourrez lui assigner des exigences pour ensuite gérer ensemble les éléments de conformité pertinents. 

Il y a 2 façon d’inviter un sous-traitant, selon qu’il est déjà actif sur NeXafe ou pas.

Comment faire :

Accédez au sous-menu Conformité sous-traitants   Sélectionnez Passeports  

  • Cliquez sur le bouton bleu Ajouter en haut de la fenêtre.
  • La liste générale des sous-traitants actifs sur NeXafe apparaîtra.
  • Trouvez le sous-traitant dans la liste ou utilisez la barre de recherche au haut de la fenêtre.
  • Sur la ligne du sous-traitant, cliquez le bouton bleu Inviter à droite.
  • Dans la fenêtre de confirmation, acceptez pour envoyer l’invitation ou annulez la procédure.
  • Une fois confirmé, une notification est automatiquement envoyée au sous-traitant pour l’informer qu’il a une invitation à approuver. 
  • Une fois l’invitation approuvée, le sous-traitant apparaîtra dans votre liste de passports.
  • Vous pourrez alors lui assigner une ou des listes d’exigences.

Si le sous-traitant n’est pas dans la liste générale, vous pouvez l’inviter à se joindre à NeXafe. 

  • Cliquez de nouveau sur le bouton bleu Ajouter en haut de la fenêtre..
  • Entrez le courriel de la personne responsable chez le sous-traitant.
  • Une invitation à créer son compte lui sera automatiquement envoyée.
  • Une fois le compte activé, le sous-traitant apparaîtra dans votre liste de passeports.
  • Vous pourrez alors lui assigner une ou des listes d’exigences.
  • Tous les items déjà au dossier du sous-traitant qui correspondent aux exigences que vous assignerez vous seront automatiquement partagées sans délai ni action requise de la part du sous-traitant.
  • Si une exigence est nouvelle pour lui, il devra mettre ajouter les informations nécessaires.
  • Dans les deux, vous aurez à approuver la conformité des informations ou rejeter les items non-conformes.
  • En cas de rejet, vous pouvez facilement ajouter une note explicative. Le sous-traitant sera automatiquement informé que l’item est non-conforme, pourra voir la note et saura qu’il doit le mettre à jour.

Créer une liste d'exigences.

Une liste d’exigences est une sous-liste d’items à suivre tirés de la Liste générale des items à suivre. 

Comment faire :

Accédez au sous-menu Conformité sous-traitants   Sélectionnez Listes d’exigences

  • Cliquez sur le bouton bleu Ajouter en haut de la fenêtre.
  • Créez le nom de la liste en anglais et en français (si vous n’avez pas de nom en anglais – entrez le nom français dans le 2 cases).
  • Cliquez sur Enregistrer pour créer la liste.
  • Dans la fenêtre de mise à jour :

Description

  • Vous pouvez ajouter une description.
  • Si vous cliquez sur le bouton Enregistrer, la fenêtre se fermera et vous devrez réouvrir la fenêtre de mise à jour de la liste pour ajouter un ou des items.

Ajouter des exigences

  • Cliquez sur le bouton bleu Ajouter un item.
  • Sélectionnez le type d’exigence dans la liste déroulante de gauche (la listes des documents standards est sélectionnée par défaut).
  • Sélectionnez l’item selon le type choisi dans la liste déroulante de droite.
  • Cliquez sur Enregistrer l’item pour sauver votre sélection.
  • Ajouter d’autres items de la même façon.
  • Cliquez sur le bouton bleu Enregistrer (sous- la zone de description du haut) pour fermer la fenêtre.
  • Vous pouvez créer autant de listes d’exigences que vous voulez. Il est de bonne pratique de créer des listes regroupant les exigences les plus communes (s’appliquant à tous) en allant jusqu’aux plus spécifiques. Vous pouvez ensuite facilement attribuer un assemblage de liste en fonction d’un projet ou d’un profil d’un sous-traitant sans avoir à répéter les mêmes exigences dans chacune des listes. 

Modifier ou supprimer une liste d'exigences.

Vous pouvez modifier le nom d’une liste d’exigences existante, ajouter ou modifier la description ou son contenu en y ajoutant ou retirant des items à suivre.

Comment faire :

Accédez au sous-menu Conformité sous-traitants   Sélectionnez Listes d’exigences

Modifier le nom et la description (ou ajouter une description)

  • Modifier directement dans les champs respectifs.
  • Cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder.

Ajouter des exigences

  • Cliquez sur le bouton bleu Ajouter un item.
  • Sélectionnez le type d’exigence dans la liste déroulante de gauche (la listes des documents standards est sélectionnée par défaut).
  • Sélectionnez l’item selon le type choisi dans la liste déroulante de droite.
  • Cliquez sur Enregistrer l’item pour sauver votre sélection.
  • Ajouter d’autres items de la même façon.
  • Cliquez sur le bouton bleu Enregistrer (sous- la zone de description du haut) pour fermer la fenêtre.

Supprimer des exigences

  • Cliquez sur le bouton rouge Supprimer l’item sous l’item choisi.
  • Confirmez.

Supprimer la liste

  • Supprimez les items de la liste s’il y a lieu en cliquant sur chacun des boutons rouges Supprimer l’item puis confirmant les suppression.
  • Une fois la liste vide d’items, cliquez sur le bouton rouge Supprimer.
  • Confirmez.
  • Si vous supprimer ou modifier une liste d’exigences, ces exigences seront ajustés ou retirés pour tous les sous-traitants à qui la liste a été assignée. 

Assigner des exigences à un sous-traitant

Suite à la création d’une ou plusieurs listes d’exigences, vous devez assigner ces exigences aux sous-traitants concernés pour qu’ils puissent s’y conformer.

Comment faire :

Accédez au sous-menu Conformité sous-traitants   Sélectionnez Passeports  

  • Cochez la case de début de ligne du sous-traitant concerné (ou plusieurs si vous assignez les mêmes exigences).
  • Cliquez sur le bouton bleu Assigner des exigences en haut à droite.
  • Sélectionnez une liste d’exigences dans la liste déroulante.
  • Cliquez sur Enregistrer et un message de confirmation apparaitra durant quelques secondes..
  • Sur la ligne du sous-traitant, le chiffre dans le petit rectangle bleu aux coins arrondis aura augmenté du nombre de listes ajoutées.
  • Cliquez sur ce rectangle bleu pour voir le noms des listes d’exigences associées à un sous-traitants.
  • La pastille du sous-traitant demeurera rouge tant que vous n’aurez pas approuvé les informations et documents requis.

Valider et approuver la conformité d'un sous-traitant.

Pour qu’un sous-traitant soit conforme à vos exigences, vous devez approuver la conformité des informations et documents soumis. S’il y a une erreurs dans ce qui est soumis, vous pouvez rejeter l’item en ajoutant une note explicative. Le sous-traitant sera alors averti de l’erreur et pourra corriger la situation avant de vous soumettre de nouveau l’item pour approbation.

Comment faire :

Accédez au sous-menu Conformité sous-traitants   Sélectionnez Approbation

  • Cliquez sur l’icône de l’œil pour voir l’item devant être approuvé
    Note : vérifiez bien le nom de la preuve ainsi que les dates
  • Pour approuver l’item : cliquez sur le crochet vert « » sur la ligne de l’item
  • Pour rejeter l’item : cliquez sur le « X » rouge sur la ligne de l’item
  • Pour l’approbation de plusieurs items à la fois,
    • Sélectionnez-les à l’aide des cases à cocher.
    • Cliquez sur le bouton bleu Approuver les items.
  • Pour rejeter de plusieurs items à la fois,
    • Sélectionnez-les à l’aide des cases à cocher
    • Cliquez sur le bouton rouge Rejeter les items.

Attribuer une note de classement à un sous-traitant.

Vous pouvez donner une note à chaque sous-traitant allant de 1 à 5 étoiles pour vous aider à classer leur performance en un coup d’oeil. Ces notes ne sont connues que de votre organisation. 

Comment faire :

Accédez au sous-menu Conformité sous-traitants   Sélectionnez Passeports  

  • Sur la ligne du sous-traitant choisi, cliquez sur l’icône de l’oeil au bout à droite pour ouvrir la vue du Passeport.
  • Dans la seconde section Informations exclusives, sélectionnez le nombre d’étoiles dans la liste déroulante et cliquez sur  le bouton Enregistrer pour sauvegarder.
  • Vous pouvez aussi ajouter une note explication dans la case note, et appuyer sur le bouton  Enregistrer de la note pour la sauvegarder.
  • Le nombre d’étoiles attribué apparaîtra sur la ligne du sous-traitants dans la liste des Passeports.
  • Le système d’étoile est générique, allant généralement de faible pour une étoile à excellent pour 5 étoiles. Mais, il est libre à vous d’instaurer votre propre échelle de signification.

Ajouter des documents associés à un sous-traitant.

En plus des items exigés que vous définissez en assignant des listes d’exigences aux sous-traitants, vous pouvez aussi ajouter des documents non exigés au dossier d’un sous-traitant. 

Comment faire :

Accédez au sous-menu Conformité sous-traitants   Sélectionnez Passeports  

  • Sur la ligne du sous-traitant choisi, cliquez sur l’icône de l’oeil au bout à droite pour ouvrir la vue du Passeport.
  • Descendez à la dernière section Documents du sous-traitant.

Vous pouvez créez différents dossiers pour organiser vos documents :

  • Cliquez sur le bouton bleu Ajouter.
  • Dans la fenêtre, cliquez sur le bouton bleu Créer un dossier.
  • Entrez le nom du nouveau dossier.
  • Cliquez sur Enregistrer.

Pour Modifier le nom d’un dossier ou supprimer un dossier :

  • Cliquez l’icône Dossier ouvert sous le titre de la section.
  • Vous verrez les noms de dossiers en bleu.
  • Cliquez sur le 3 points à l’extrémité droite de la ligne d’un fichier.
  • Cliquez sur Modifier pour changer le nom du dossier, puis confirmez.
  • Cliquez sur Supprimer pour supprimer le dossier (tous les documents au dossier seront aussi supprimés), puis confirmez.

Pour ajouter un fichier :

  • Cliquez sur le dossier dans lequel vous voulez ajouter le document.
  • Cliquez sur le bouton bleu Ajouter.
  • Dans la fenêtre, cliquez sur le bouton bleu Téléchargez un document.
  • Glissez le fichier dans la zone en pointillé ou cliquez dans la zone pour ouvrir une fenêtre de sélection de fichier.
  • Un message de confirmation apparaîtra en haut à droite une fois le fichier téléchargé.
  • Dans le dossier, le nom du fichier apparaîtra et sera un lien dynamique sur lequel il suffit de cliquer pour visualiser le document.

Pour supprimer un fichier :

  • Cliquez sur les 3 points à l’extrémité droite de la ligne d’un fichier.
  • Cliquez sur Supprimer et confirmez.

Suivre la conformité de mes sous-traitants.

Vous avez 3 options pour suivre le statut de conformité des sous-traitants. 

1. Par le tableau de bord

  • Dans la barre du menu de gauche, cliquez sur l’icône du Tableau de bord ou sur le « X » du logo.
  • Vous voyez si vous avez des items non-conformes, expirés ou sur le point d’expirer, ou en attente d’approbation.
  • Tous les textes sont des liens dynamiques que vous pouvez cliquer pour accéder directement aux items en question.

2. Dans la section Passeports

Accédez au sous-menu Conformité sous-traitants   Sélectionnez Passeports  

  • Sur la ligne d’un sous-traitant non-conforme, cliquez sur l’icône de l’oeil au bout à droite pour ouvrir la vue du Passeport.
  • Dans la section Items exigés, vous pouvez voir le statut de conformité de chacun des items exigés (même signification des couleurs).

3. Dans la section Rapports

  • Les critères disponibles sont par : sous-traitants, exigences, statut de conformité, date d’expiration, note de classement.
  • Vous pouvez sauvegarder les critères d’un rapport en appuyant sur l’icône bleu de la disquette en haut à droite et en le nommant.
  • Pour générer un rapport à date selon les mêmes critères qu’un rapport sauvegardé, sélectionnez-le dans la liste déroulante  Sélectionnez un rapport favori dans la section du haut.

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