Conformité des travailleurs

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Créer un Passeport travailleur.

Un travailleur doit d’abord être créé en tant qu’utilisateur dans NeXafe pour pouvoir avoir un Passeport.

Cliquez Utilisateurs / ou dans Travailleurs ⇒ Passeports, cliquez sur le bouton bleu foncé Utilisateurs dans l’entête

Si le travailleur a déjà un profil d’utilisateur dans NeXafe :

Trouvez le travailleur dans la liste.
Sur sa ligne, glisser à droite le bouton gris pâle dans la colonne État du passeport
- Le bouton sera maintenant bleu pour indiquer que le Passeport est activé.

Si le travailleur n’a PAS déjà de profil d’utilisateur dans NeXafe :

Cliquez sur le bouton bleu + Utilisateur dans l’en-tête.
- Une fenêtre de profil d’utilisateur s’ouvrira.
Complétez les informations d’identification.
Glissez le bouton Passeport à Actif.
Choisissez la langue d’usage.
Complétez les autres informations pertinentes.
Dans la section Groupe de gestion, cliquez sur le bouton Attribuer un groupe pour ajouter l’utilisateur à un ou plusieurs groupes de gestion (si vous avez créé votre structure de gestion dans NeXafe. Allez dans Réglages / Groupes de gestion pour ce faire).
Dans la section Rôles, cliquez sur le bouton Attribuer un rôle pour ajouter déterminer le niveau d’accès à la plateforme de l’utilisateur (aucun, « vue seulement » ou « vue et édition ». Allez Réglages / Rôles & permission pour gérer vos niveaux d’accès).
Cliquez Enregistrer pour sauvegarder les informations et quitter.
- Le Passeport est maintenant créé et a été ajouté à votre liste de Passeports.

Si vous créez plusieurs passeports en même temps et que tous ou plusieurs ont les mêmes rôles et permissions et/ou appartiennent aux même groupes de gestion, vous pouvez réaliser cette étape subséquemment par lot, en sélectionnant les nouveaux utilisateurs dans votre liste d’utilisateurs et sélectionnant les boutons Attribuer un rôle ou Attribuer un groupe.

Créer une exigence ou un item à suivre.

Pour être ajoutés à un Passeport, les exigences et autres items doivent être préalablement créés dans la liste Items. Les Exigences sont les items attribués à un Passeport qui influencent le statut de conformité du travailleur. Les items qui n’affectent pas le statut du Passeport sont nommés Autres Items.

Accédez à Travailleurs ⇒ Items

Cliquez sur le bouton bleu + Item dans l’en-tête.
- Une fenêtre de création/mise à jour d’item s’ouvrira.
Sélectionnez le type d’item dans la liste déroulante.
Ajoutez un titre.
Ajoutez une description (optionnel).
Sélectionnez si l’item sera public (accessible par tous selon les droits individuels) ou privé (Admin seulement).
Sélectionnez le degré d’obligation de la pièce jointe :
- Obligatoire : l’item sera non-conforme s’il n’a pas de pièce jointe.
- Requise : la pièce jointe est obligatoire, mais l’item ne sera pas déclaré non-conforme si la pièce jointe est manquante.
- Optionnelle : la pièce jointe n’est pas exigée et l’item ne sera pas déclaré non-conforme si la pièce jointe est manquante.
Sélectionnez si la pièce jointe pourra être vue dans le Passeport public ou si elle sera privée (Admin seulement).
Vous pouvez sélectionnez une durée prédéterminée pour l’item qui permettra de calculer automatiquement la date d’expiration lorsqu’une date d’émission sera entrée.
Cliquez Enregistrer pauvre sauvegarder les informations et quitter.
- L’Item est maintenant créé et a été ajouté à votre liste d’Items.

Pour créer une exigence, un item doit être ajouté à une liste d’exigences. Une liste d’exigences peut contenir une ou plusieurs exigences et sert à attribuer rapidement les exigences à un ou plusieurs Passeports.

Accédez à Travailleurs ⇒ Listes d’exigences

Pour créer une liste d’exigences :

Cliquez sur le bouton bleu + Liste dans l’en-tête.
- Une fenêtre de création de liste s’ouvrira.
Ajoutez un titre et cliquez Enregistrer.
- La fenêtre de mise à jour s’ouvrira.
Ajoutez une description si vous le désirez.
Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder vos informations et quitter.
- La liste est maintenant créée et a été ajoutée à votre liste de Listes d’exigences.

Pour ajouter des exigences à une liste (ou retirer de) :

Dans Listes d’exigences, cliquez sur la liste désirée pour ouvrir la fenêtre de mise à jour.
Dans la fenêtre de mise à jour, cliquez sur bouton Ajouter une exigences.
Sélectionnez l’exigence dans la liste déroulante de droite (vous y trouvez tous les items de votre liste Items qui ne sont pas déjà dans la liste d’exigences que vous mettez à jour).
Cliquez sur le bouton bleu + pour ajouter votre sélection.
Répétez jusqu’à ce que votre liste soit complète.
Pour retirer une exigence de la liste, cliquez sur l’icône de la poubelle sur la ligne de l’exigence à retirer.

L’ajout et la suppression d’exigence sont automatiquement enregistrés.
Dans Listes d’exigences, le carré bleu aux coins arrondis dans la colonnes de la liste que vous venez de modifier indiquera la nouvelle quantité d’exigences dans la liste.
Vous devez cliquer sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder toute modification au titre ou à la description.

Assigner des exigences à un travailleur.

Accédez à Travailleurs ⇒ Passeports

À partir de la table des Passeports :

Cochez la case de sélection du travailleur (vous pouvez en sélectionner plusieurs pour assigner les exigences en bloc).
Cliquez sur sur le bouton Assigner des exigences dans l’en-tête.
- La liste de vos Listes d’exigences apparaîtra dans une fenêtre de sélection.
Sélectionnez la liste (ou plus d’une) que vous voulez assigner et cliquez sur Enregistrer.
Toutes les exigences de la liste sélectionnée (ou des listes) sont maintenant ajoutées (1) aux Exigences du Passeport choisi et (2) à votre liste Suivi (chaque exigence est affichée séparément pour chaque travailleur à qui elle a été assignée).
Les exigences assignées peuvent maintenant être complétées des informations et documents requis du travailleur.

À partir d’un Passeport :

Cliquez sur le nom du travailleur pour ouvrir le Passeport.
Cliquez sur sur le bouton bleu Gérer les exigences dans l’en-tête.
- La liste de vos Listes d’exigences apparaîtra dans une fenêtre de sélection.
À la liste désirée, cliquez sur + Ajouter (ou x Supprimer).
Répétez au besoin.
Toutes les exigences de la liste sélectionnée (ou des listes) sont maintenant ajoutées (1) aux Exigences du Passeport choisi et (2) à votre liste Suivi (chaque exigence est affichée séparément pour chaque travailleur à qui elle a été assignée).
Les exigences assignées peuvent maintenant être complétées des informations et documents requis du travailleur.

Les exigences ajoutées auront une pastille rouge de non-conformité tant que les informations et documents requis ne soient ajoutés et validés.

Si un item ajouté en tant qu’exigence se trouve déjà dans le Passeport en tant qu’Autre item, il sera automaiquement transféré dans la fenêtre des exigences avec ses documents, dates, et statut de conformité.

Ajouter les informations et documents de conformité.

Vous pouvez ajouter les informations et documents de conformité exigés d’un travailleur directement dans l’onglet Exigences de la section Suivi ou celle du Passeport du travailleur.

Pour faire une mise à jour dans Suivi :

Accédez à Travailleurs ⇒ Suivi

Dans l’onglet Exigences (par défaut lors de l’ouverture), trouvez l’exigence du travailleur que vous voulez mettre à jour.
- Aidez-vous des fonctions de « tri » ou « filtre » dans l’en-tête de la colonne si besoin.
Cliquez sur l’exigence.
- La fenêtre de mise à jour s’ouvrira.

Pour faire une mise à jour dans le Passeport :

Accédez à Travailleurs ⇒ Passeports

Cliquez sur le nom du travailleur pour ouvrir le Passeport.
Dans la section Exigences du Passeport, trouvez l’exigence que vous voulez mettre à jour.
Cliquez sur l’exigence.
- La fenêtre de mise à jour s’ouvrira.

Dans la fenêtre de mise à jour:

Télécharger un fichier en le glissant dans la zone pointillée ou en cliquant dans la zone pour ouvrir une fenêtre de sélection de fichier.
Visualisez le document téléchargé en cliquant sur le Trombone bleu (à gauche) pour vous assurer qu’il soit le bon ou consulter les dates d’émission et d’expiration (vous pouvez le retirer en cliquant sur le Trombone rouge marqué d’un X, à droite).
Inscrivez la Date d’émission et la Date d’expiration.
- Si l’exigence a une durée prédéterminée, la Date d’expiration sera automatiquement calculée et inscrite.
- Si le document joint n’a pas de Date d’expiration, glissez le bouton À vie à droite.
Cochez l’icône du « crochet » pour approuver directement les informations ajoutées.
- Sinon, l’exigence sera ajoutée au processus d’approbation pour pouvoir être conforme.
Cliquez sur le bouton Mettre à jour pour enregistrer les informations.

Si les informations et le document sont approuvés à cette étape, l’exigence sera immédiatement affichée dans la liste de Suivi que celle des Exigences du Passeport avec une pastille verte indiquant qu’elle est conforme.

Sinon, la pastille sera jaune dans les mêmes liste afin d’indiquer que l’exigence est en attente d’approbation. L’exigence sera aussi ajoutée à la liste d’Approbations jusqu’à ce qu’elle soit approuvée.

Voir, partager ou télécharger un Passeport public.

Le Passeport public est une vue limitée du contenu du Passeport qui permet de partager que les informations et documents choisis.

Accédez à Travailleurs ⇒ Passeports

Sur la ligne du travailleur choisi, allez à la colonne Passeport public.

Cliquez sur la première icône pour le « Visualiser ».
Cliquez sur l’icône du milieu le « Partager » :
- L’URL du Passeport public est alors mis en mémoire et peut être collé dans un courriel.
- L’URL collé dans un courriel sera un lien dynamique que le destinataire pourra cliquer pour ouvrir une vue du Passeport.
Cliquez sur la dernière icône pour le « télécharger ».

Ajouter un item non requis à un Passeport.

Tous les items de votre liste Items peuvent être ajoutés à un Passeport sans être une exigence. Ceci permet de garder une trace et faire un suivi d’informations et de documents utiles qui ne sont pas exigés. Une fois ajouté à un Passeport, l’information et le document d’un item non requis pour être suivi dans l’onglet Autres items de Suivi ou la liste Autres items d’un Passeport.

Accédez à Travailleurs ⇒ Passeports

Dans votre liste de Passeports, cliquez sur le travailleur pour ouvrir la fenêtre du Passeport.
Cliquez le bouton Modifier dans l’en-tête.
- Le bouton gris + Item dans l’en-tête sera bleu et activé.
Cliquez sur le bouton bleu + Item.
- La fenêtre de mise à jour s’ouvrira. bleu

Dans la fenêtre d’ajout d’item :

Sélectionnez l’item dans la liste déroulante du haut.
Télécharger un fichier en le glissant dans la zone pointillée ou en cliquant dans la zone pour ouvrir une fenêtre de sélection de fichier.
Visualisez le document téléchargé en cliquant sur le Trombone bleu (à gauche) pour vous assurer qu’il soit le bon ou consulter les dates d’émission et d’expiration (vous pouvez le retirer en cliquant sur le Trombone rouge marqué d’un X, à droite).
Inscrivez la Date d’émission et la Date d’expiration.
- Si l’exigence a une durée prédéterminée, la Date d’expiration sera automatiquement calculée et inscrite.
- Si le document joint n’a pas de Date d’expiration, glissez le bouton À vie à droite.
Cochez l’icône du « crochet » pour approuver directement les informations ajoutées.
- Sinon, l’exigence sera ajoutée au processus d’approbation pour pouvoir être conforme.
Cliquez sur le bouton Ajouter pour enregistrer les informations.
L’item est maintenant ajouté à la liste Autres items du Passeport ainsi qu’à celle de l’onglet Autres items de Suivi.

Vous pouvez faire le suivi de tous les items ajoutés à des Passeports qui ne sont pas des exigences dans l’onglet Autres items de Suivi.
Si un item non requis qui est dans un Passport est exigé (devient une exigence), il sera automatiquement transféré des listes Autres Items à celles d’Exigences du Passeport (il affectera le statut de conformité du Passeport) et l’onglet dans Suivi.
Les pastilles de couleurs (verte, jaune, rouge) des items non exigés sont utilisés pour indiquer la validité des informations et document de l’item, mais n’affecte pas le statut de conformité du Passeport.

Joindre un fichier à un item.

La meilleure façon d’accéder à une exigence ou un item non exigé pour ajouter un fichier est dans Suivi, mais les mêmes actions peuvent se faire dans un Passeport.

Accédez à Travailleurs ⇒ Suivi

Trouvez l’exigence dans l’onglet Exigences ou l’item dans l’onglet Autres items.
Cliquez sur l’exigence / item.
- La fenêtre de mise à jour s’ouvrira.

Dans la fenêtre de mise à jour:

Télécharger un fichier en le glissant dans la zone pointillée ou en cliquant dans la zone pour ouvrir une fenêtre de sélection de fichier.
Visualisez le document téléchargé en cliquant sur le Trombone bleu (à gauche) pour vous assurer qu’il soit le bon (vous pouvez le retirer en cliquant sur le Trombone rouge marqué d’un X, à droite).

S’il y a déjà une pièce jointe lorsque vous ajouter le fichier, vous pouvez garder la version précédente ou la supprimer.
Pour la garder (bonne pratique) : ajouter directement le fichier comme s’il n’y avait pas de fichier existant. L’Ancienne version sera alors automatiquement sauvegardée avec ses dates et sera accessible en cliquant sur l’icône de la colonne Versions de l’exigence/item.
Pour supprimer le fichier existant: cliquez sur le Trombone rouge marqué d’un X avant de télécharger le nouveau fichier, ou cliquez sur l’icône de la colonne Versions de l’exigence/item après votre mise à jour et supprimez la version désirée.

Modifier ou supprimer une liste d'exigences.

Vous pouvez modifier le nom d’une Liste d’exigences existante, ajouter/modifier la description, ajouter/supprimer des exigences, ou supprimer la liste.

Accédez à Travailleurs ⇒ Listes d’exigences

Cliquez sur la liste choisie.

Nom ou description

Modifier directement le contenu dans les champs respectifs.
Cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder vos modifications et retourner aux Listes d’exigences (si vous voulez aussi modifier les exigences, faites-le avant d’enregistrer) .

Ajouter une exigence

Sélectionnez l’exigence dans la liste déroulante Item (vous y trouvez tous les items de votre liste Items qui ne sont pas encore dans la liste).
Cliquez sur + pour ajouter et enregistrer votre sélection.
Cliquez sur l’Icône de Sortie ou sur le bouton Enregistrer pour quitter et retourner à votre liste de Listes d’exigences.
Dans Listes d’exigences, le carré bleu aux coins arrondis dans la colonnes de la liste que vous venez de modifier indiquera la nouvelle quantité d’exigences dans la liste.

Supprimer une exigence

Cliquez sur l’icône de la poubelle sur la ligne de l’exigence à retirer.
Cliquez sur l’Icône de Sortie ou sur le bouton Enregistrer pour quitter et retourner à votre liste de Listes d’exigences.
Dans Listes d’exigences, le carré bleu aux coins arrondis dans la colonnes de la liste que vous venez de modifier indiquera la nouvelle quantité d’exigences dans la liste.

Supprimer une liste d’exigences

Supprimer toutes les exigences de la liste.
Une fois liste vide, cliquez sur le bouton Supprimer sous la zone de description, puis confirmez.

Si vous modifiez ou supprimez une liste d’exigences, les changements seront répercutés automatiquement dans tous les Passeports à qui la liste a été assignée.

Imprimer les cartes de Passeports.

Accédez à Travailleurs ⇒ Passeports

Cliquez sur l’icône bleue dans la colonne Carte sur la ligne du travailleur sélectionné ou cochez les cases de plusieurs travailleurs puis cliquez sur le bouton Cartes passeports dans l’en-tête.
- Les cartes des Passeports sélectionnés s’afficheront dans un nouvel onglet de votre navigateur.
Dans le nouvel onglet, utilisez la fonction « Imprimer » de votre navigateur pour imprimer les cartes.

Gérer les utilisateurs.

Tous les employés que vous voulez inclure dans la plateforme, qu’il aient accès ou pas au logiciel), doivent avoir un profil d’Utilisateur.

Les Utilisateurs peuvent être des :

Admins : accès aux fonctions de gestion de la plateforme.
Superviseurs ou gestionnaires : accès au contenu ajoutée à la plateforme (vue seulement ou vue et édition).
Travailleurs : associés à un Passeports (avec accès ou pas à la plateforme).

Accédez à Utilisateurs

Pour créer un nouvel utilisateur :

Cliquez sur le bouton Ajouter dans l’en-tête.
- Une fenêtre de profil d’utilisateur s’ouvrira.
Complétez les informations d’identification.
Glissez le bouton Passeport à Actif si vous désirez en créer un pour cet utilisateur (frais mensuel applicable).
Choisissez la langue d’usage.
Complétez les autres informations pertinentes.
Cliquez Enregistrer pour sauvegarder les informations et quitter.

Pour modifier les informations du profil d’un utilisateur :

Cliquez sur le nom de l’utilisateur pour ouvrir la fenêtre du profil de l’utilisateur.
Dans la fenêtre de profil, cliquez sur le bouton Modifier dans l’en-tête.
- The top border of editable windows will change from blue to yellow.
Mettez à jour les informations désirées.
Cliquez Enregistrer pour sauvegarder les informations et quitter.

Pour supprimer un utilisateur :

Cliquez sur le nom de l’utilisateur désiré pour ouvrir la fenêtre de son profil.
Dans le profil, cliquez sur le bouton rouge Supprimer dans l’en-tête.
Confirmez.

Vous pouvez donner des droits d’accès au Passeport (vue seulement, ou vue et édition) à l’utilisateur.

Dans la liste d’Utilisateurs, cochez la case de sélection de l’utilisateur, puis cliquez sur le bouton Attribuer un rôle et sélectionnez le Rôle désiré.

Vous pouvez affecter un utilisateur à un groupe de votre structure de gestion (si vous avez établi une telle structure dans la section Groupes de gestion).

Dans la liste d’Utilisateurs, cochez la case de sélection de l’utilisateur, puis cliquez sur le bouton Attribuer un groupe et sélectionnez le Groupe désiré.

Gérer les groupes de gestion.

Pour faciliter la gestion de la conformité et en améliorer l’efficacité à la travers les équipes, vous pouvez reproduire votre structure de corporative et de gestion (unités d’affaires, divisions, départements, régions, usines, équipes, etc.). NeXafe vous permet ainsi de créer une structure hiérarchique pouvant aller jusqu’à 8 niveaux.

Cliquez à Organisation ⇒ Groupes

Pour créer un groupe de 1er niveau :

Cliquez sur le bouton + Groupe dans l’en-tête.
Nommez le groupe et Enregistrer.

Pour créer des groupes de niveaux subalternes :

Cliquez sur l’icône des 3 points dans le coin du haut à droite du groupe dans lequel vous voulez créer un sous-groupe, puis sélectionnez Ajouter.
Nommez le groupe et Enregistrer.

Pour supprimer un groupe :

Supprimer tous les utilisateurs du groupe en cliquant sur l’icône de la Poubelle sur la ligne de chaque utilisateur ou cochez toutes les cases de sélection des utilisateurs et cliquez sur Enlever les utilisateurs au bas de la fenêtre du groupe.
Cliquez ensuite sur Supprimer le groupe au bas de la fenêtre du groupe.

Pour ajouter des utilisateurs à un groupe :

Cliquez sur l’icône des 3 points dans le coin du haut à droite du groupe dans lequel vous voulez créer un sous-groupe, puis sélectionnez Modifier.
Cliquez sur le bouton bleu Utilisateurs absents du groupe dans l’en-tête.
Cochez la case de sélection des utilisateurs voulus.
Cliquez sur le bouton bleu Ajouter les utilisateurs dans l’en-tête.
Dans Groupes de gestion, les utilisateurs sélectionnés sont maintenant affichés dans le groupe.

Pour déplacer un utilisateur d’un groupe à un autre :

Cochez la case de sélection de l’utilisateur voulu (oou plusieurs à la fois).
Cliquez sur Déplacer les utilisateurs au bas de la fenêtre du groupe.
Dans la fenêtre de sélection qui s’ouvre, sélectionnez le groupe de destination et Enregistrer.