Gestion de la conformité des Sous-traitants

Ajouter un sous-traitant à ma liste.

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Tous les sous-traitants qui sont sur NeXafe ont un Passeport de conformité qui contient leurs informations et documents de conformité. Pour accéder au Passeport d’un sous-traitant, vous devrez l’inviter à collaborer avec vous et ce dernier doit accepter votre invitation pour que vous soyez en relation. Une fois la collaboration établie, vous pourrez lui assigner des exigences pour ensuite gérer ensemble les éléments de conformité pertinents. 

Comment faire :

Accédez au sous-menu Conformité sous-traitants  ⇒ Sélectionnez Passeports  

  • Cliquez sur le bouton bleu Inviter en haut de la fenêtre.
    • La liste générale des sous-traitants actifs sur NeXafe apparaîtra.
  • Trouvez le sous-traitant dans la liste ou utilisez la barre de recherche au haut de la fenêtre.
  • Sur la ligne du sous-traitant, cliquez sur le bouton bleu Inviter à droite.
    • Une fenêtre de confirmation va s’ouvrir. Cliquez sur Accepter pour envoyer l’invitation.
    • Une notification est alors automatiquement envoyée au sous-traitant pour l’informer de votre invitation.
    • Le bouton bleu Inviter sur la ligne du sous-traitant sera maintenant gris et dira « Invité ». 
  • Dès que le sous-traitant aura accepté votre invitation, son nom d’entreprise apparaîtra dans votre liste de Passeports.
    • Vous pourrez alors lui assigner une ou des listes d’exigences et collaborer dans la gestion de sa conformité à vos exigences.
  • Bon à savoir
  • Vous pouvez inviter plusieurs sous-traitants à la fois en cochant la case en début de ligne des sous-traitants choisis, puis en cliquant sur le bouton bleu Inviter les sous-traitants.
  • Si un sous-traitant de la liste n’a pas de bouton « Inviter/Invité », c’est qu’il est déjà actif dans votre liste de Passeports.

Si le sous-traitant n’est pas dans la liste générale, vous pouvez l’inviter à se joindre à NeXafe. 

  • Si vous ne trouvez pas le sous-traitant dans la liste générale, cliquez sur le bouton bleu Ajouter en haut de la fenêtre..
  • Entrez le courriel de la personne responsable chez le sous-traitant (assurez-vous que cette personne sera la responsable de l’administration du Passeport chez le sous-traitant) et sélectionnez la langue de communication du sous-traitant.
  • Une invitation à créer son compte NeXafe lui sera automatiquement envoyée.
    • L’invitation est alors ajoutée à votre liste d’invitations externes accessible dans en cliquant sur Invitations externes dans l’en-tête de votre liste de Passeports.
    • Une fois le compte activé, le sous-traitant sera transféré de votre liste d’Invitations externes à votre liste de Passeports.
    • Vous pourrez alors lui assigner une ou des listes d’exigences.
  • Bon à savoir
  • Tous les documents déjà au dossier du sous-traitant qui correspondent aux exigences que vous assignerez vous seront automatiquement partagées sans délai ni action requise de la part du sous-traitant.
  • Si une exigence est nouvelle pour lui, il pourra facilement ajouter les informations nécessaires qui vous seront ensuite partagées.
  • Dans les deux cas, vous aurez à approuver la conformité des informations soumises.
  • Vous pouvez aussi rejeter les documents dont les informations sont non-conformes en ajoutant une note explicative.
  • Le sous-traitant sera automatiquement informé d’un rejet et pourra voir la note lui indiquant ce qu’il doit mettre à jour.

Créer une liste d'exigences.

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Une liste d’exigences réunit un ou plusieurs documents que doivent vous soumettre un ou plusieurs sous-traitants afin que vous validiez leur conformité et assuriez votre responsabilité légale de vérification diligente.

Vous créez une liste d’exigences en sélectionnant des documents dans votre liste générale de documents (Documents) qui deviendront alors des exigences. Ces documents peuvent être de 3 types:

  • Standard: documents externes à votre entreprise (que vous ajoutez à partir de la sélection prédéfinie de NeXafe).
  • Spécifique: documents propres à votre entreprise (que vous ajoutez à « Documents »).
  • Formulaire: formulaires électroniques propres à votre entreprise (que vous créer dans NeXafe avec le générateur de formulaires). 

Comment faire :

Accédez au sous-menu Conformité sous-traitants  ⇒ Sélectionnez Listes d’exigences

  • Cliquez sur le bouton bleu Ajouter en haut de la fenêtre.
  • Créez le nom de la liste en anglais et en français (si vous n’avez pas de nom en anglais – entrez le nom français dans les 2 cases).
  • Cliquez sur Enregistrer pour créer la liste.
  • Dans la fenêtre de mise à jour :

Description

  • Vous pouvez ajouter une description.
  • Bon à savoir
  • Si vous cliquez sur le bouton Enregistrer sous la zone Description, la fenêtre de mise à jour se fermera et vous devrez la réouvrir pour ajouter des exigences à la liste.
  • Si vous fermez la fenêtre, vous n’avez qu’à cliquer sur le nom de la liste pour réouvrir la fenêtre de mise à jour.

Ajouter des exigences

  • Cliquez sur le bouton bleu Ajouter une exigence.
  • Sélectionnez le type d’exigence dans la liste déroulante de gauche (la liste des documents standards est sélectionnée par défaut).
  • Sélectionnez le document selon le type choisi dans la liste déroulante de droite.
  • Cliquez sur Enregistrer l’item pour sauver votre sélection.
  • Ajouter d’autres exigences de la même façon.
  • Cliquez sur le bouton bleu Enregistrer (sous la zone de description du haut) pour fermer la fenêtre.
  • Bon à savoir
  • Vous pouvez créer autant de listes d’exigences que vous voulez. Il est de bonne pratique de créer des listes regroupant les exigences les plus communes (s’appliquant à tous) en allant jusqu’aux plus spécifiques. Vous pouvez ensuite facilement attribuer un assemblage de listes en fonction d’un projet ou d’un profil de sous-traitant sans avoir à répéter les mêmes exigences dans chacune des listes. 

Modifier ou supprimer une liste d'exigences.

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Vous pouvez modifier le nom d’une liste d’exigences existante, ajouter/modifier sa description et ajouter/enlever des exigences.

Comment faire :

Accédez au sous-menu Conformité sous-traitants  ⇒ Sélectionnez Listes d’exigences

Cliquez sur le nom de la liste choisie pour ouvrir la fenêtre de mise à jour.

Modifier le nom et la description (ou ajouter une description)

  • Modifier directement dans les champs respectifs.
  • Cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder.

Ajouter des exigences

  • Cliquez sur le bouton bleu Ajouter une exigence.
  • Sélectionnez le type d’exigence dans la liste déroulante de gauche (la liste des documents standards est sélectionnée par défaut).
  • Sélectionnez l’item selon le type choisi dans la liste déroulante de droite.
  • Cliquez sur Enregistrer l’item pour sauver votre sélection et faire du document une exigence.
  • Ajouter d’autres exigences de la même façon.
  • Cliquez sur le bouton bleu Enregistrer (sous la zone de description du haut) pour fermer la fenêtre.

Supprimer des exigences

  • Cliquez sur le bouton rouge Supprimer l’item sous l’exigence choisie, puis confirmez.

Supprimer une liste d’exigences

  • Supprimez les exigences de la liste s’il y a lieu en cliquant sur chacun des boutons rouges Supprimer l’item, puis confirmant les suppressions.
  • Une fois la liste vide, cliquez sur le bouton rouge Supprimer sous la zone de Description et confirmez.
  • Bon à savoir
  • Si vous supprimez ou modifiez une liste d’exigences, ces exigences seront retirées ou ajoutées pour tous les sous-traitants à qui la liste a été assignée. 

Assigner des exigences à un sous-traitant

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Suite à l’ajout d’exigences à une ou plusieurs listes d’exigences, vous devez assigner ces exigences aux sous-traitants concernés pour qu’ils puissent s’y conformer.

Comment faire :

Accédez au sous-menu Conformité sous-traitants  ⇒ Sélectionnez Passeports  

  • Cochez la case de début de ligne du sous-traitant concerné (ou plusieurs si vous assignez les mêmes exigences).
  • Cliquez sur le bouton bleu Assigner des exigences en haut à droite.
  • Sélectionnez une liste d’exigences dans la liste déroulante.
  • Cliquez sur Enregistrer et un message de confirmation apparaitra durant quelques secondes.
  • Sur la ligne du sous-traitant, le chiffre dans le petit rectangle bleu aux coins arrondis aura augmenté du nombre de listes ajoutées.
  • Cliquez sur ce rectangle bleu pour voir le nom des listes d’exigences associées à un sous-traitant.
  • La pastille du sous-traitant demeurera rouge tant que vous n’aurez pas approuvé les informations et documents requis.

Valider et approuver les documents d'un sous-traitant.

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Pour qu’un sous-traitant soit conforme à vos exigences, vous devez approuver la conformité des informations et documents soumis. S’il y a une erreur dans ce qui est soumis, vous pouvez rejeter l’item en ajoutant une note explicative. Le sous-traitant sera alors averti de l’erreur et pourra corriger la situation avant de vous soumettre de nouveau l’item pour approbation.

Comment faire :

Accédez au sous-menu Conformité sous-traitants  ⇒ Sélectionnez Approbations

  • Cliquez sur le Trombone bleu pour voir la pièce jointe du document à approuver.
    Note : vérifiez bien le nom de la preuve ainsi que les dates.
  • Pour approuver le document : cliquez sur le crochet vert « √ ».
  • Pour rejeter le document : cliquez sur le « X » rouge.
  • Pour l’approbation de plusieurs documents à la fois,
    • Sélectionnez-les à l’aide des cases à cocher en début de ligne.
    • Cliquez sur le bouton bleu Approuver la sélection.

Accepter l'invitation d'un sous-traitant.

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Vous devez accepter l’invitation du sous-traitant afin d’établir la collaboration qui vous permettra de lui attribuer des exigences et d’accéder à ses documents. 

Accédez au sous-menu Conformité sous-traitants  ⇒ Sélectionnez Passeports  

  • Sur la ligne du sous-traitant, glissez le bouton de la colonne Statut à droite.
    • Le statut changera à actif et le bouton sera bleu.
  • Bon à savoir
  • Vous pouvez voir si vous avez de nouvelles invitations ou des invitations en attente dans votre tableau de bord à la case dédiée. Le contenu est un lien dynamique qui vous donne un raccourci directement à votre liste de Passeports.

Attribuer une note de classement à un sous-traitant.

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Vous pouvez classer la performance de vos sous-traitants en un coup d’oeil en leur donnant une cote de 1 à 5 étoiles. Ces cotes ne sont connues que de votre organisation. 

Comment faire :

Accédez au sous-menu Conformité sous-traitants  ⇒ Sélectionnez Passeports  

  • Sur la ligne choisie, cliquez sur le nom du sous-traitant pour ouvrir la vue du Passeport.
  • Dans la seconde section Informations exclusives, sélectionnez le nombre d’étoiles dans la liste déroulante et cliquez sur  le bouton Enregistrer pour sauvegarder.
  • Vous pouvez aussi ajouter une note explication dans la case note, et appuyer sur le bouton Enregistrer de la note pour la sauvegarder.
  • Le nombre d’étoiles attribué apparaîtra sur la ligne du sous-traitants dans la liste des Passeports.
  • Bon à savoir
  • Le système d’étoile est générique, allant généralement de faible pour une étoile à excellent pour 5 étoiles. Mais, il est libre à vous d’instaurer votre propre échelle de signification.

Ajouter des documents associés à un sous-traitant.

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En plus des exigences que vous assignez au Passeport d’un sous-traitant, vous pouvez aussi ajouter des documents complémentaires à son dossier. Ces documents vous sont propres et ne sont pas vus par le sous-traitant ni ne lui sont partagés.

Comment faire :

Accédez au sous-menu Conformité sous-traitants  ⇒ Sélectionnez Passeports  

  • Sur la ligne choisie, cliquez sur le nom du sous-traitant pour ouvrir la vue du Passeport.
  • Descendez à la dernière section Documents du sous-traitant.

Vous pouvez créer différents dossiers pour organiser vos documents :

  • Cliquez sur le bouton bleu Ajouter.
  • Dans la fenêtre, cliquez sur le bouton bleu Créer un dossier.
  • Entrez le nom du nouveau dossier.
  • Cliquez sur Enregistrer.

Pour modifier le nom d’un dossier ou supprimer un dossier :

  • Cliquez sur l’icône Dossier ouvert sous le titre de la section.
  • Vous verrez les noms de dossiers en bleu.
  • Cliquez sur le 3 points à l’extrémité droite de la ligne d’un fichier.
  • Cliquez sur Modifier pour changer le nom du dossier, puis confirmez.
  • Cliquez sur Supprimer pour supprimer le dossier (tous les documents au dossier seront aussi supprimés), puis confirmez.

Pour ajouter un fichier :

  • Cliquez sur le dossier dans lequel vous voulez ajouter le document.
  • Cliquez sur le bouton bleu Ajouter.
  • Dans la fenêtre, cliquez sur le bouton bleu Téléchargez un document.
  • Glissez le fichier dans la zone en pointillé ou cliquez dans la zone pour ouvrir une fenêtre de sélection de fichier.
  • Un message de confirmation apparaîtra en haut à droite une fois le fichier téléchargé.
  • Dans le dossier, le nom du fichier apparaîtra et sera un lien dynamique sur lequel il suffit de cliquer pour visualiser le document.

Pour supprimer un fichier :

  • Cliquez sur les 3 points à l’extrémité droite de la ligne d’un fichier.
  • Cliquez sur Supprimer et confirmez.

Suivre la conformité de mes sous-traitants.

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Vous avez 3 options pour suivre le statut de conformité de vos sous-traitants. 

1. Par le tableau de bord

  • Dans la barre du menu de gauche, cliquez sur l’icône du Tableau de bord ou sur le « X » du logo.
  • Vous voyez si vous avez des exigences non-conformes, expirées ou sur le point d’expirer, ou en attente d’approbation.
  • Tous les textes sont des liens dynamiques sur lesquels vous pouvez cliquer pour accéder directement aux items en question.

2. Dans la section Passeports

Accédez au sous-menu Conformité sous-traitants  ⇒ Sélectionnez Passeports  

  • = Sous-traitant dont tous les documents sont conformes à vos exigences.
  • = Sous-traitant ayant au moins un document en attente d'approbation.
  • = Sous-traitant ayant au moins un document non-conforme.
  • Sur la ligne d’un sous-traitant non-conforme, cliquez sur son nom pour ouvrir la vue du Passeport.
  • Dans la section Exigences, vous pouvez voir le statut de conformité de chacun des documents exigés (même signification des couleurs).

3. Dans la section Suivi

  • Utilisez les filtres généraux (section du haut) ou celui de chacune des en-têtes de colonne pour sélectionner vos critères.
  • Les critères disponibles sont par : sous-traitants, exigences, statut de conformité, date d’expiration, note de classement.
  • Vous pouvez sauvegarder les critères d’un rapport en appuyant sur l’icône bleu de la disquette en haut à droite et en le nommant.
  • Pour générer un rapport à date selon les mêmes critères qu’un rapport sauvegardé, sélectionnez-le dans la liste déroulante  Sélectionnez un rapport favori dans la section du haut.

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