Ma conformité comme Sous-traitant

Comment mettre à jour mon profil sous-traitant ?

Accédez à Sous-traitants Notre passeport  

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  • Votre Profil offre une vue complète de votre Passeport. Il est important de compléter tous les champs utiles à vos clients.
  • Ajoutez/modifiez les informations désirées directement dans les champs à cette fin :
    • Nom légal (recommandé s’il est différent du nom usuel) ;
    • Adresse ;
    • Information d’enregistrement ;
    • Taxes ;
    • Commission des normes.
  • Cliquez sur le bouton Enregistrer en haut à droite pour sauvegarder vos modifications.

Accepter l'invitation d'un client ou inviter un client ?

Vous devez accepter l’invitation d’un client pour qu’une collaboration soit établie entre vos entreprises et que vous puissiez partager vos documents. 

Accédez à Sous-traitants Clients  

  • Sur la ligne du client, glisser le bouton de la colonne État à droite.
  • Votre Tableau de bord (Accueil) indique si vous avez des invitations en attente dans la section inférieure. L’information est aussi un lien dynamique qui vous amène en un clic à votre liste de clients.

Comment ajouter un document à mon Passeport ?

Vous pouvez ajouter vos documents de conformité à votre Passeport même s’ils ne sont pas encore requis par un client. Lorsque qu’un client vous les exigera, ils seront automatiquement partagés sans qu’aucune action ne soit requise de votre part.

Accédez à Sous-traitants Notre passeport  

  • Cliquez sur le bouton bleu + Documents dans l’en-tête.
  • Sélectionnez le document désiré (ou plusieurs) et cliquez sur Enregistrer.
  • Le document sera ajouté à votre liste Autres documents dans la fenêtre de droite.
  • Cliquez sur le document ajouté pour ouvrir la fenêtre de mise à jour.
  • Dans la fenêtre de mise à jour :
      • Si le document a une durée prédéterminée, la date d’expiration sera calculée automatiquement lorsque vous entrerez la date d’émission. 
      • Si le document n’a pas de date d’expiration, laissez la case vide et activer le bouton À vie.
  • Les dates sont importantes. La Date d’expiration permet au système de vous avertir automatiquement quelques temps avant l’échéance d’un document afin que vous puissiez le mettre à jour et demeurer conforme.
  • L’icône du Trombone est un lien pour visualiser la pièce jointe (le Trombone est bleu quand il y a une pièce jointe et gris lorsque la pièce est manquante). 

Comment étre conforme à une nouvelle exigence ?

Si le document correspondant à l’exigence est déjà dans votre Passeport, vous n’avez rien à faire car il sera automatiquement partagé au client.

De plus, si le document ne correspondait pas encore à une exigence client et se trouvait donc dans votre liste Autres documents (fenêtre de droite), il transfèrera automatiquement dans la liste Exigences (fenêtre de gauche).

Une fois partagé, le document sera ajouté à votre liste Exigences en attente sous le nom du client et marqué d’une pastille jaune tant qu’il ne sera pas approuvé par le client.

Si le document n’est pas déjà dans votre Passeport, vous devez l’ajouté.

Comment faire :

Accédez à Sous-traitants  Exigences en attente  

  • Cliquez sur la nouvelle exigence (marquée d’une pastille rouge) pour ouvrir la fenêtre de mise à jour.
  • Dans la fenêtre de mise à jour :
  • Dans votre liste, la pastille du document modifié sera maintenant jaune pour indiquer que le document est soumis pour approbation au client qui l’a exigé.
  • Le client est automatiquement informé de votre mise à jour et qu’il doit approuver le document. 
  • Une fois approuvé, le document disparaît de votre liste Exigences en attente et se retrouve dans vos Documents – Exigences avec une pastille verte.
  • Les dates sont importantes. La Date d’expiration permet au système de vous avertir automatiquement quelques temps avant l’échéance afin que vous puissiez vous mettre à jour et demeurer conforme.
  • L’icône du Trombone est un lien pour visualiser la pièce jointe (le Trombone est bleu quand il y a une pièce jointe et gris lorsque la pièce est manquante). 

Comment mettre à jour un document non-conforme ?

Un document est non-conforme s’il manquante la pièce jointe obligatoire ou s’il est échu. Les documents non-conformes sont marqués d’une pastille rouge et doivent être mis à jour.

Accédez à Sous-traitants Notre passeport  

  • Cliquez sur le document non-conforme pour ouvrir la fenêtre de mise à jour.
  • Dans la fenêtre de mise à jour :
  • Dans votre liste, la pastille du document modifié sera maintenant jaune pour indiquer que le document est soumis pour approbation aux clients qui l’avaient exigé.
  • Les clients sont automatiquement informés de votre mise à jour et qu’ils doivent approuver le document. 
  • Une fois approuvé par un client, le document disparaît de votre liste Exigences en attente pour ce client.
  • Lorsqu’il est approuvé par tous les clients l’ayant exigé, il sera dans vos Documents sous Exigences, avec une pastille verte. 

Comment mettre à jour un document rejeté ?

Tous vos clients doivent approuver que les documents que vous leurs soumettez soient conformes à leurs exigences. S’ils trouvent une erreur au niveau de la pièce jointe ou des dates, ils peuvent rejeter le document (en ajoutant une note explicative) qui sera alors présenté dans votre liste d’Exigences en attente marqué d’une pastille rouge pour le client qui l’a rejeté. Vous devez effectuer la mise à jour corrective et soumettre de nouveau le document.

Accédez à Sous-traitants  Exigences en attente  

  • Trouvé le document rejeté (pastille rouge + affichage de la date du rejet).
  • Cliquez sur le document rejeté pour ouvrir la fenêtre de mise à jour.
  • Dans la fenêtre de mise à jour :
  • Dans votre liste, cliquez sur Resoumettre à la fin de la ligne du document mis à jour.
  • La pastille du document modifié sera maintenant jaune pour indiquer que le document est soumis pour approbation.
  • Le client est automatiquement informé de votre mise à jour et qu’il doit approuver le document. 
  • Une fois approuvé par un client, le document disparaît de votre liste Exigences en attente et sera dans vos Documents sous Exigences, avec une pastille verte. 
  • Si un client rejette par erreur un document valide, cliquez directement sur Resoumettre. Vous pouvez aussi ajouter à votre tour une note explicative.
  • Si un document rejeté est exigé par plusieurs clients, votre mise à jour sera automatiquement appliquée à tous. Une fois modifié, le document sera affiché dans votre liste Exigences en attente précédé d’une pastille jaune pour chacun des clients l’ayant exigé.

Comment voir ou partager mon Passeport public ?

Le Passeport est le terme qui désigne votre dossier et l’ensemble des informations qu’il contient.

    • Le Passeport public est une vue limitée des informations du Passeport. Il permet ainsi de diffuser les informations et documents que vous désirez tout en gardant privées certaines autres comme vos numéros de taxes.

 Pour y accéder :

Accédez à Sous-traitants Notre passeport  

  • Cliquez sur le bouton bleu foncé Passeport public en haut à droite de l’en-tête.
  • Une fois le passeport ouvert, vous pouvez le partager en copiant l’adresse (URL) dans la fenêtre du navigateur en la collant dans un courriel ou un texto (elle deviendra alors un lien vers votre Passeport public).

Comment inviter un client à collaborer sur NeXafe ?

Vous pouvez facilement maximiser votre abonnement NeXafe en invitant vos autres clients à accéder gratuitement vos informations et documents de conformité sur NeXafe. 

Comment faire :

Accédez à Sous-traitants Clients  

Pour envoyer l’invitation :

  • Cliquez sur le bouton + Client situé dans l’en-tête pour accéder à la liste générale des donneurs d’ordres.
  • Trouvez l’entreprise à inviter en faisant défiler l’écran ou en utilisant l’outil de recherche.
  • Cliquez sur le bouton bleu à la droite de sa ligne :
    • Si le bouton indique Collaborer, cela signifie que votre client est déjà sur NeXafe et vous n’avez qu’à confirmer votre invitation.
    • Si le bouton indique Joindre NeXafe, une fenêtre avec des informations de contact s’ouvrira. Vous pouvez modifier ces informations pour inscrire celle de votre contact. Assurez-vous d’inviter la personne responsable de la gestion du compte.

Une fois l’invitation envoyée :

  • Votre contact ou le responsable du compte de la compagnie invitée sera notifié de votre invitation.
  • Dans la listes générales des donneurs d’ordres, le bouton de la client invité sera gris foncé et indiquera Renvoyer pour facilement relancer l’invitation, si besoin.
  • L’entreprise invitée est aussi maintenant ajoutée à votre liste de Clients avec un statut Invité (bouton sera gris)
  • Vous serez notifié lorsque l’invitation sera acceptée et le statut de l’entreprise dans votre liste de Clients sera à Actif (bouton sera bleu).

Si votre client n’est pas dans la liste générale, vous pouvez l’inviter à se joindre à NeXafe. 

  • Si vous ne trouvez pas le sous-traitant dans la liste générale, cliquez de nouveau sur le bouton bleu + Client en haut de la fenêtre..
  • Entrez le courriel de la personne responsable chez votre client (assurez-vous que cette personne sera la responsable de la gestion du compte) et sélectionnez la langue de communication.
  • Une invitation à créer son compte NeXafe lui sera automatiquement envoyée.
    • L’invitation est alors ajoutée à votre liste d’invitations externes accessible dans en cliquant sur le bouton bleu Invitations externes dans l’en-tête de votre liste de Clients.
    • Une fois le compte activé, le client sera transféré de votre liste Clients invités à votre liste de Clients.
    • Son statut sera Invité tant qu’il n’aura pas accepté la collaboration, et Actif une fois acceptée.

Comment mettre fin à une collaboration avec un client ?

Accédez à Sous-traitants Clients  

  • Glissez vers la gauche le bouton de la colonne État (en bleu) sur la ligne du client en question.
  • Une fenêtre de confirmation apparaîtra.
  • Après confirmation, le client sera retiré de cette liste.
  • Si vous retirez un client par erreur, vous devrez l’inviter à nouveau pour rétablir la collaboration.

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